Оформление документов

 

СОДЕРЖАНИЕ

1.Описание оформления протокола             3

2. Протокол                 6

3. Описание как оформить  приказ              8

4. Приказ                  9

5.Описание как правильно  оформить справку           10

6.Справка                 11

7.Описание как правильно  оформить докладную записку        12

8.Докладная записка               13

      9.Описание как правильно оформить заявление о переводе на другую

работу                                                                     14                          10.Заявление                 16

11.Описание как правильно  составить гарантийное письмо          19

12. Гарантийное письмо               20

13.Описание как составить  выписку из приказа            21

14.Выписка из приказа                22

15.Описание как правильно  оформить автобиографию                              23

16.Автобиография                24

17.Список использованной  литературы                                                    26

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

ПРОТОКОЛ – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

 

    Протоколы оформляются  на основании черновых записей,  ведущих во  время заседания,  стенограммы или звукозаписи,  а также материалов, подготовленных  к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок  и т.д.). Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1.Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2.Протоколы могут быть трех видов:

а) краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

б) полные – содержат запись всех выступлений на заседании и принятых решений;

в) стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3.В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4. Реквизиты протокола:

-название вида документа (ПРОТОКОЛ)

-дата заседания

-индекс (номер)

-место заседания

-гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)

-заголовок к тексту

- вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)

- текст

-личная подпись председателя

-личная подпись секретаря

Требования к  оформлению протокола

 

1.Протокол оформляется на общих бланках организации.

2.Датой протокола является дата заседания.

3.Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

 

5.Вводная часть.

Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

 Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут  от нулевого положения табулятора.

От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилииэ.

Фамилии присутствующих и  приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу  прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола  указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

Вводная часть протокола  заканчивается повесткой дня. Слова  «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт  повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

 

6.Основная часть

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ):

 

После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ»,  «ВЫСТУПИЛИ»  – 2 интервала, перед  «ПОСТАНОВИЛИ»  – 3 интервала.

Протокол, составленный в  ходе заседания, редактируют, при наличии  стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

 

[С.72-74]

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО

«ЗАПАД»

ПРОТОКОЛ

26.09.2012        № 46

г. Нижневартовск

Общего  собрания акционеров

Место проведения: конференц-зал.

Время: 10.00.

Председатель – П.И. Рублев

Секретарь - Ю.Н. Никифорова

Присутствовали: 12 человек, что составляет 95% акционеров (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах  работы за 2011-2012 год.

Выступление П.И. Рублева.

2.Об увеличении уставного капитала Общества

Доклад  председателя Совета  директоров Общества  А.И. Долгоруковой

СЛУШАЛИ:

1. П.И. Рублева - краткое изложение содержание выступления

2. А.И. Долгорукову - краткий доклад об увеличении  уставного капитала на 400000 (четыреста тысяч) рублей

 

 

ВЫСТУПИЛИ:

И.А.Александров – поддержал предложение об увеличении  уставного капитала на  400000 (четыреста тысяч)  рублей.

Д.Д.Паньков – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с сентября на декабрь.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал общества на 400000(четыреста тысяч) рублей

2. Внести изменения в Устав ОАО «Запад» в части увеличения уставного капитала  до 700000 (семьсот тысяч) рублей.

3. Годовое собрание  акционеров проводить в первых числах декабря.

В голосовании приняли 12 человек, что составляет 95% голосов.

«За» - 9 голосов.

«Против» - 0 голосов.

«Воздержалось» - 3 голоса.

Приложение: на 2 л.

Председатель – П.И. Рублев

                                      Секретарь - Ю.Н. Никифорова 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗ-это нормативный  документ, издаваемый директором предприятия  для решения каких - либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Подготовка приказа включает  следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся  специалистами предприятия по поручению  руководителя.

Приказы оформляются на общем  бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой  приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1,№2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу ( персоналу  предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос « о чем?», например « Об изменении графика работы», « О реорганизации предприятия» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: « Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Требования к  оформлению приказа

 

1. Приказ оформляется на общих бланках организации;
2. Наименование предприятия;
3. Наименование вида документа;
4. Дата;
5. Индекс;
6. Заголовок к тексту;
7. Текст;
8. Подпись;
9. Визы.

ТЕКСТ  приказа обычно делят на две части:

1. Констатирующую
2. Распорядительную

В констатирующей части указываются причины издания приказа. Распорядительная часть приказа начинается со слов « ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

После составления текста приказа необходимо провести его  согласование и подписание. Проекты  приказов могут согласовываться  с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется  визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу  с момента  его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕЯЯ ШКОЛА  № 20 г. НИЖНЕВАРТОВСК

 

 

 

 

ПРИКАЗ

26 сентября   2008 года                                                                         №  147 

О результатах  инвентаризации

 

      

    В связи с окончанием    проведения инвентаризации материальных ценностей и с целью обеспечения достоверности  данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить результаты инвентаризации.

2. Повысить контроль  преподавателей за сохранностью  школьного оборудования.

3. Активизировать  работу с учащимися по воспитанию  у них бережного отношения  к имуществу. Ответственные преподаватели.

4. Данные инвентаризации  отразить в отчетности  за 2008г.

5. Контроль за  исполнение оставляю за собой. 

 

 

Директор школы                                                     И.Г.Щикатунова

 

 

 

СПРАВКА

Справка - это документ, подтверждающий определенные факты или события.

В справке должны присутствовать реквизиты, без которых этот документ не имеет юридической силы.

- наименование организации,  выдавшей справку. Данные об  организации указываются полностью,  без сокращений;

- наименование организации,  в которую направляется справка  (адресант). Располагается в правом  верхнем  углу справки. Если  наименование адресанта в точности  неизвестно (например, сотрудник просит  справку для военкомата, но не  называет полное наименование  этого учреждения), можно не указывать  адресата в верхней части документа,  а написать в тексте самой  справки, куда она  предназначается.  Например: «Справка дана для предъявления  в военкомат»;

-регистрационный номер  и дата выдачи. Справка, как  и любой другой документ, должна  иметь регистрационный номер  и дату выдачи. Без этих данных  справка считается недействительной;

-подпись. Справки подписывает   руководитель организации или  лицо, которому такие полномочия  переданы приказом руководителя. На практике справки, выдаваемые  сотрудникам для  предъявления  в сторонние организации, подписывает  начальник отдела  кадров. Если  в справке содержатся  сведения  финансового характера, на ней  обязательно должна стоять подпись  главного бухгалтера;

- печать. На справке ставится  круглая печать организации или  печать отдела кадров. Оттиск  печати должен захватывать наименование  должности, но не заходить на  подпись.

 

 

министерство  образования и науки российской федерации

ГОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

Справка

№15   20.08.2012                                                                               г. Нижневартовск

 

 

Дана  Федоровой Юлии Николаевне в том, что она действительно обучается