Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

  МИНИСТЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

  «МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

  Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

  Кафедра документоведения и математических дисциплин 
 
 

  Организация документооборота на предприятии ОАО  «ММК-МЕТИЗ»

  (Курсовая  работа по организации  и технологии документационного  обеспечения управления) 
 
 

  Курсовая  работа                               Выполнила студентка 5  курса  506 гр.

  принята на проверку                        специальности 032001.65(350 800)        

                                                             «Документоведение и документационное          

                                                              обеспечение управления»

  «___»__________200__г.                 Щеголева Регина Камильевна 
 
 
 
 

  Работа  проверена                              Научный руководитель

  «___»__________200__г.                 Самарокова Ирина Владимировна

                                                              ____________________________

                                                              ____________________________

  Оценка____________                       ____________________________

                                                              ____________________

                                                                            (подпись) 
 
 
 

                                                              г. Магнитогорск

  2011 

Содержание:

     Введение………………………………………………………………………..…..3

     I. Организация документооборота………………………………………….….…4

     1.1.Развитие документооборота…………………………………….…...4

     1.2.Понятие документооборота…………………………………….……5

     1.3.Требования к организации документооборота………………………8

     1.4. Организация работы с документами……………………………..…11

Вывод……………………………………………………………………..…………25

     II.Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»…..26

     2.1.Общая  характеристика предприятия………………………………...26

     2.2.Организация  документооборота  на ОАО «ММК-МЕТИЗ»………....29

     2.3Система  электронного документооборота…………..………...……43

     Вывод........................................................................................................................49

     Заключение…………………………………………………………………..…….51

       Список использованной литературы…………………………………….………52 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     I. Организация документооборота.

     1.1 Развитие  документооборота.

     Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е  годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота".

     Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 
 
 
 
 
 
 
 
 

                           1.2.Понятие документооборота.

     Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки¹. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

     Они различаются по направлению и  по отношению к управленческому  объекту.

     По  направлению:

     -горизонтальные - связывают организации одного  уровня

     -вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают  организации различных уровней.

       Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

     Нисходящие  – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

     По  отношению к управленческому  объекту:     

              Документооборот образуют потоки  входящих (поступающих из других  организаций), исходящих (отправляемых  в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается  по формуле:

     Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

     При расчете объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

       Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного  подразделения. В централизованный  документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.  Документы, учитываемые только  в структурных подразделениях, составляют  документооборот уровня структурного  подразделения.

       Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
          Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

     Движение  документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и  главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами  всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных  с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения  документов между потребителями  информации, контролем за исполнением  документов, формированием документов в дела, хранению дел.

     Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы  возвращаются автору с соответствующим  сопроводительным письмом, где указываются  причины возврата.

     Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами. Метод установления организационной  структуры службы ДОУ в зависимости  от объема документооборота был сформулирован  впервые в Единой государственной  системе делопроизводства (главное  архивное управление при Совете Министров  СССР, 1974). Согласно этому методу все  организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

     -1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч  документов в год;

     -2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч   до 100 тысяч документов в год;

     -3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

     -4-я  категория – учреждения с объемом  документооборота до 10 тысяч документов  в год.

     Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем  документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации  работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или  службы ДОУ) как отдельного подразделения.