Организация работы с документами

Организация работы  
с документами

- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.  
 

 

Документооборот

На предприятии  различают три основных потока документации:

 

 

1 Входящие документы, поступающие из других организаций;

 

2 Исходящие документы, отправляемые в другие организации;

 

3 Внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Регистрация документов  
 
- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);

 

 

 

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

 

Контроль исполнения документов 
 

 

 

• обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Контроль  включает:  

 

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного проведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов,
• информирование руководителя;

 

Систематизация  дел

 

Для обеспечения правильного  формирования и учета дел предприятия  должна составляться номенклатура дел.

 

Номенклатура

 

- это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

 

Формирование дел

 

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки  документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.). При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание

При формировании дел необходимо учитывать следующие  требования:  

 

•  документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники отделять от копий;
• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
• утвержденные документы - от их проектов;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

 

Подготовка  документов к архивному хранению

 

АРХИВ - файл, содержащий в себе информацию из одного или нескольких, иногда сжатых (без потерь ), других файлов. Является результатом работы программы - архиватора.

В задачи архива входят:  

 

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.