В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.

     Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.

     Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и  утверждаются руководителем предприятия.

     Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

     На  предприятии существует смешанная  форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

     Доставка  документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью  факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98., не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами). Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем. Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия. Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

     Проанализируем  организационные функции службы ДОУ:

     Подготовка  к докладу руководству поступающих  документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений. Организацией хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы – свой, у отдела кадров также свой архив. Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует. Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь. Разработкой (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

     Проанализируем  осуществление контрольных функций:

     Контроль  за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет. Организацией контроля за работой с документами в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица. Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены. Обеспечением хранения дел и оперативного использования документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Документы хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в работе.

     Проанализируем  методические функции, выполняемые  службой ДОУ: разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и отдел кадров. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов. Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

     Можно сделать выводы о том, что не все  типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-200, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

2.2. Совершенствование работы секретаря в ООО Сеть аптек «Живая капля»

     По  результатам проведенного анализа  структуры и функций секретариата на предприятии можно сделать следующие выводы. Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

     Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Должностные обязанности должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Многие формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

     На  предприятии необходимо создать  перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации. При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления.

     Помимо  указанных выше проблем существует еще одна – отсутствие автоматизации  операций делопроизводства, что снижает  эффективность деятельности секретаря. Считаю, что все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. «Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда». Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием.

     В виду постоянного развития и усовершенствования компьютерных технологии и программного обеспечения  невозможно гарантировать того, что через лет 10 электронные документы, а тем более, электронные документы с ЭЦП, сохраненные сегодня, смогут быть прочитанными посредством компьютеров и программ завтра. Вопрос в том, каким образом можно сохранить без каких-либо модификаций  электронную информацию изменчивую по своей природе?

     В результате длительных обсуждений и  поисков решения проблемы хранения электронных документов были предложены два способа (подхода) решения данного  вопроса. Первый способ, так называемый метод «эмуляции», предусматривал гарантирование используемости электронных данных в течении длительного времени посредством сохранения данных в их оригинальном формате, но при условии обеспечения наличия соответствующего оборудования и программного обеспечения для обработки этого документа.  Правда, ряд  проведенных экспериментов, показал, что такая стратегия не только требует значительных усилий, капиталовложений, но и влечет значительные риски.  

     В качестве альтернативного способа  был предложен так называемый «миграционный» метод. Архиватор должен не сохранять формат настоящего электронного документа для последующего восстановления информации содержащейся в документе, а преобразовать его в другой формат для обеспечения читаемости документа на новой платформе посредством нового программного обеспечения. В таком случае документ подвергается изменению формата, но архиватор должен гарантировать, что информация, содержащаяся в документе, корректно восстановлена.    

     В виду того, что ни первый, ни второй подходы не претендовали на идеальное  средство, была сделана попытка объединить их с тем, что бы обойти основные проблемы технического характера связанных с использованием «миграции» (потеря информации через последующее мигрирование) или «эмуляции» (с риском того, что воссоздание определенной среды не будет успешным). (2, С.32) 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

     В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного предприятия. Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

     Грамотное и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и  качества принятия управленческих решений. Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники. При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Албастова Л. Н. Технология эффективного менеджмента. - М.: «Издателство ПРИОР», 2009. – 359с
2. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И.Андреева. -9изд., испр. и доп. – М.: Интел-синтез, 2008 -184с.
3. Арляпова В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, 2009. – 130 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2009. – 172 с.
5. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Гардарика, 2008. – 296с.
6. Глухов В.А., Электронная доставка документов в России: в начале пути /В.А.Глухов, О.Л. Лаврик //Теория и практика общественно-научной информации. – 2009. – Вып.13. / http://www.inion.ru/product/glukhov13.htm
7. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. – М.: Элит, 2008 -487с.
8. Губанов С. А. Система организации труда (опыт методической разработки). // Экономист. 2008. №3.
9. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2008. – 560 с.
10. Дементьева Е.В. Электронный межбиблиотечный абонемент – основа для равноправного информационного обмена в будущем и настоящем // НТБ.  2008. №4.
11. Емельяненько А.П. Документоведение и делопроизводство. – М.: Издательство МГУ, 2009. – 185с.
12.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 272с.
13. Ковалык В.Н. Теория и практика управления. – М.: Канди, 2008 - 345 с.
14. Комышев Анатолий Леонидович Основы документационного обеспечения управления. - М.: Дело и Сервис, 2008. - 224с. 
15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2008. - 384с.
16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под общ. ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 359 с.
17. Кунай, Н. 90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов // Секретарское дело. 2010. № 9.
18. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: Знания, 2010. - 460с.
19. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М.: Прогресс, 2008. – 462с.
20. Марун, Н.В. Управление документацией: теория на практике // Кадровая служба. 2008. № 1 (77).
21. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А.Мишина. – М: Амалфея, 2008. – 452 с.
22. Моисеев Рафаил Наджибович. Современное документоведение. - М.: АСТ, 2009. - 377с. 
23. Паневчик В.В. Делопроизводство: учеб. пособие / В.В.Паневчик. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Выш. шк., 2008. – 348 с.
24. Паневчик В.В. Секретарское дело: практ. пособие / В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общ. ред. В.В.Паневчика. – М.: Дикта, 2009 – 408 с.
25. Полозок М. Работающая автоматизированная система документооборота: это реально // Архивы и делопроизводство. 2009. № 5.
26. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2009. № 9.
27. Решетникова А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2010. № 1.
28. Решетникова А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2010. № 2.
29. Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учеб. пособие / А.Е.Рыбаков. – М.: РИПО, 2009 – 325 с.
30. Электронные документы: создание и использование в публичных библиотеках: Справочник. – Спб: Гардарики, 2009. – 411с.