Основные правила оформления делового письма

     Глава   2. Правильность оформления письма-просьбы на примере письма КГКУ «Центра занятости населения г. Барнаула» 

     Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме  всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения.

     Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  с последующим нанесением на них  необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

     Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

     Письмо  оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) -печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

     Письмо-просьба  Краевого Государственного Казенного  Учреждения «Центра     занятости населения г. Барнаула» (КГКУ ЦЗН г. Барнаула) от 01.09.2011 за № 01-21-1862, которое рассматривается в данной работе, имеет характерные особенности официального делового письма. К ним относятся: использование реквизитов бланка-письма, структурирование текста, написанного в официально деловом стиле, на что указывает наличие вводных конструкций, четкость и логическая последовательность элементов текста.

     Письмо-просьба оформлено на угловом бланке письма с центрированием реквизитов. В письме используются следующие реквизиты:

     Герб  субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ)- Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. 
 

     Наименование  организации- это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

     Для того чтобы документ имел юридическую  силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и  полное название организации или  предприятия. Первое характерно для  государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное  наименование, то оно помещается в  бланке под полным наименованием  и пишется в скобках.

     Справочные  данные об организации - включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

     Дата  документа и регистрационный  номер документа - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

     Ссылка  на регистрационный номер и дату документа - дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании. В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма.

     Адресат - обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

     Текст документа - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

     Деловые письма печатаются только на лицевой  стороне листа через полтора  интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

     Отметка о наличии приложения - этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом.

     Подпись - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

     Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме.

     Структура письма имеет следующий вид: две части. В первой (вводной части) излагаются факты и мотивы, послужившие основанием для составления письма, во второй – непосредственно просьба. Письмо содержит допустимые сокращения (КГКУ ЦЗН г. Барнаула).

     Текст документа составлен по установленным  законодательно и в соответствии с типовыми инструкциями правилам. Также  выдержан официально деловой  стиль написания письма. Текст  разбит на абзацы, в первом автор  документа сообщает цель  написания - повышение эффективности содействия работодателям в подборе работников необходимой квалификации. В связи с этим, во второй части – излагается просьба в сообщении предварительной потребности в работниках на 2012 год.

     Таким образом, Письмо-просьба Краевого Государственного Казенного Учреждения «Центра     занятости населения г. Барнаула» от 01.09.2011 за № 01-21-1862 полностью соответствует основным правилам оформления делового письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Деловая переписка составляет большую часть  документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией  между разными организациями, структурными подразделениями одной организации  и сопровождает практически все  этапы управления, установления и  поддержания деловых связей. При  этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации  нормами.

     Используемый  для анализа документ соответствует  всем нормам и правила по оформлению деловых писем. Письмо может содержать в себе более полный перечень реквизитов, но для данной просьбы набор реквизитов был подобран правильно. На вид письмо выглядит аккуратно, но следует избегать переносов, лучше написать слово со следующей строки. Текст документа составлен с использованием специальных вводных конструкций, а заголовок к тексту в данном документе можно и опустить.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованных источников и литературы 

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ВНИИДАД, 2003.
3. Ресурсы Интернет:

     http://lib.rus.ec/b/217526/read

                        http://sattext.ru/obrazec-pisma-prosbi.html

                        http://working-papers.ru/delovue-pisma.html

     http://www.jobmoney.ru/index.php?id=71 
 

     Литература

1. Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М.,  Кирсанова М.В., Деловая переписка: учебное пособие. Серия: Высшее образование 2006 г. , 136 Стр.
2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления- М.: ИНФРА-М, 2004г.
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Издательство "ПРИОР", 2002г., 144 с.