Основные правила организации документооборота в учреждении

Журнальная  система регистрации^[5] нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы^[6]: 

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие  графы: 

Журнальная система  удобна и в том случае, когда  в организацию поступает очень  незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;
• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
• журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной  карточки на формате А5 (148*210) или  А6 (105*148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму  карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных  регистрируемых групп документов можно  использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения  карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров  заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как  минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

10.4. Автоматизированные  системы регистрации

Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе^[7].

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную  карточку можно внести значительно  больше сведений о документе, а именно:

1. Дата получения (регистрации) документа.
2. Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).
3. Наименование корреспондента.
4. Дата документа.
5. Номер документа.
6. Краткое содержание.
7. Автор резолюции.
8. Текст резолюции.
9. Наименование исполнителей.
10. Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).
11. Ход исполнения.
12. Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).
13. Номер дела (в которое подшит исполненный документ). Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14. Название структурного подразделения.
15. Количество листов в документе.
16. Количество листов приложений.
17. Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).
18. Названия связанных документов.

В карточке могут  быть и иные показатели, устанавливаемые  каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для  входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной  карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер  и дата входящего документа, краткое  содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

• вид документа - так как количество видов документов ограничено;
• автор резолюции - список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение - список структурных подразделений;
• исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
• номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации  используется система комплексной  автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени  в процессе дальнейшей работы.

Примерная форма  регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1.

Заполнение регистрационной  карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

1. Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
2. Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
3. Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

• В поле «Корреспондент»  указывается название организации, приславшей документ.
• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
• Количество листов (страниц) документа.
• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.
• Вид полученного документа.
• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.