Основные средства документирования

Документирование - это создание документа  с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод документирования - это прием  или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

 

 

 

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования). Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

 

Содержание.

 

Введение 3

Глава 1. Средства документирования информации 5

1.1. Компьютерные средства документирования 5

1.2. Фотодокументирование 11

1.3. Кинодокументирование, видеозапись  12

Глава 2. Способы документирования 14

2.1. Механическая запись 14

2.2. Фотографический способ документирования 16

Заключение 19

Список литературы 21

 

Введение 

Тема данной курсовой работы –  «Современные способы и средства документирования». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе. Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это  предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Способы, средства и инструменты  создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Актуальность данной темы объясняется  тем обстоятельством, что в последние  годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

Целью данной работы является анализ современных средств и способов документирования информации.

Для достижения были поставлены следующие  задачи:

- раскрыть сущность основных средств документирования;

- дать характеристику  современных способов документирования.

Объектом  исследования является документирование информации. Предмет исследования –  средства и способы документирования.

Тема курсовой работы достаточно хорошо освещенная в литературе, но стоит отметить, что в исследованиях авторов затрагиваются, как правило, отдельные средства и способы документирования. Среди исследований, используемых в данной работе, необходимо выделить таких авторов, как: М.П. Басаков, В.Н. Гришин, В.И. Левин, Е.Б. Панфилова, А.В. Пшенко, Г.А. Титоренко, М. Субботин и др.

В структурном  плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом  разделенными на параграфы, заключением, списком литературы.

 

Глава 1. Средства документирования информации

1.1. Компьютерные  средства документирования 

Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с  появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

Первый  революционный шаг в области  обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры. Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста.

В начале 70-х  гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые  процессоры с видеодисплеями, позволявшие  видеть вводимый с клавиатуры текст  на экране и вносить изменения, сразу  отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась.

Существующие  в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.

Выбор конкретного  программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего, необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.

Наиболее  важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее  актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся  язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор  мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

С точки  зрения удобства для пользователя одним  из важнейших свойств текстовых  процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.

Существующие  в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор  текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение  и сохранение любого символьного  текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: АСКИ) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране, используя  до 200 символов;

исправлять ошибочные символы  в режиме замены;

вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

удалять одну или несколько строк, размножать их. Или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего  текста, чтобы вставить туда новый  фрагмент;

вставлять группы строк из других текстов;

обнаруживать все вхождения  определенной группы символов (контекста);

заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

сохранять набранный текст для  последующих коррекций;

печатать текст на разных типах  принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

 

Описание.

1.2. Фотодокументирование

Начиная с 19 века, наряду с текстовым  и техническим изобразительным  документированием, всё более широкое  распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио) документирование.

Фотодокумент - это документ, созданный  фотографическим способом.

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический  процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка.

1.3. Кинодокументирование, видеозапись 

В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются  изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.

В процессе видеодокументирования  получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном  или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём  посредством видеозвукозаписи.

Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино -, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними66. Тем не менее фото-, кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации .

 

Глава 2. Способы документирования

2.1. Механическая запись