Основные требования к документам

9.1. Если название вида документа не превышает 15 знаков, то его пишут в разрядку. Например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.

9.2. Если название вида документа очень короткое (акт), то его пишут в двойную разрядку. Например: АКТ.

9.3. Если название вида документа состоит из двух и более слов, то его пишут приписными буквами без разрядки. Например: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА.

10. Гриф утверждения. Гриф утверждения документа – реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов и т.д. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа. Состоит из слова  УТВЕРЖДАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек; наименования занимаемой должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор Профессионально-технического училища № 24

 

Д.У.Юсужанов

 

23.04.04

10.1. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Например:

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
Директор Профессионального коммерческого лицея ______________Л.И.Серикжанов  «___»_________2007 г.		Директор Профессионального политехнического колледжа ______________Ж.С.Шакиров  «___»_________2007 г.

 

10.2. При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

 

Постановлением Совета директоров

От 01.07.04 № 379

11. Гриф согласования. Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.

11.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровке (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».

11.2. Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже – личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля. Например:

СОГЛАСОВАНО

 

Председатель профсоюзного

Комитета школы № 1

 

О.П. Скворцова

 

01.06.04 г.

11.3. Если документ согласуется с несколькими лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО      УТВЕРЖДАЮ

 

Директор Политехнического колледжа  Директор Педагогического колледжа

 

Ж.С.Шунаев      И.Ф.Асылханов       

24.05.07        25.05.07

 

11.4. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  правления

Страховой компании «АСКО»

От 21.03.07 № 10

11.5. При наличии большого числа грифов согласования они оформляются на отдельном листе (листе согласования).

 

 

Виды согласования документа

 

 

Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствие его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта. Согласование может быть внутренним, т.е. проводится внутри учреждения с его отделами  или должностными лицами, и внешним.

Внешнее согласование проекта документа  проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа и оформляется визой. Если выполнение документа связано с каким-либо финансовыми затратами, то обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).Виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания должны согласовываться с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Например:

Главный бухгалтер (подпись) И.Т.Каримов

24.06.03

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они должны быть изложены на отдельном листе. В этом случае делается отметка: «Замечания прилагаются», ставятся подпись и дата.

Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов – это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений  коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших  документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Этот перечень целесообразно привести в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводится с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

12. Подпись. Подпись – обязательный реквизит документа. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений. Реквизит «Подпись» печатают от левого поля и состоит из:

• Наименования должности;
• Личной подписи;
• Расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия), которая оформляется на уровне последней строки наименования должности. Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делают.

Например:

Директор завода        Н.Ж.Жуманов

12.1. Если документ должны подписывать несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода        А.К.Карипбаев

Главный бухгалтер        Ш.Б.Низбеякова     

12.2. При наличии нескольких строк в наименовании должности каждая строка должна начинаться от границы левого поля и занимать не более 20 знаков, а расшифровку подписи пишут на уровне последней строки. Например:

Начальник отдела научной

организации производства,

труда и управления         И.Г.Тарасенко

12.3. Если документ подписывают несколько должностных лиц одного ранга, то их располагают на одном уровне.

 

Начальник отдела планирования  Начальник отдела реализации и выпуска

продукции     продукции

И.В.Егоров       В.С.Орлов

12.4. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии        А.М.Крупенин

Члены комиссии          Л.И. Волохова

Н.П.Рожкова

12.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

13. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа или  выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), и дату заверения копии. Например:

Верно:

Инспектор отдела кадров Е.Н.Иванова

24.07.07

Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарем, инспектором отдела кадров). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы. Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверять копии документов печатью. Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

14. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникающих вопросов.

На документах, исходящих из учреждений, имеется отметка с указанием  фамилии сотрудника, подготовившего документ, с номером его телефона, что позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать интересующую вас информацию. Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъеснения затронутых в документе вопросов.

Данный реквизит располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «Подпись», «Визы согласования документа», например:

Едельбаева Жанна Ахметовна 638912

При размещении этого реквизита  придерживаются следующих правил: если документ полежит размножению, то отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа). На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Мейрамова Гуля Асхатовна 459753

Экз. № 1 – в адрес;

Экз. № 2 – в отдел  № 8;

Экз. № 3 – в дело № 06-11.

При отправке документа в другой город следует дополнять номер  телефона междугородним кодом, например: (7272) 20 56 02.

15. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала. Эта отметка содержит следующие данные:

• Слово «В дело»;
• Номер дела, в которое подшивается документ;
• Дата направления документа в дело;
• Фамилия секретаря или исполнителя.

 

 

Например:

В дело № 5

25.06.04  Коваленко Т.П.

16. Печать

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью, которая придает документу юридическую силу.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: гербовая для госпредприятий или приравненная к ней круглая в коммерческих организациях и несколько простых. Гербовая печать круглая, с изображением Государственного герба РК в центре. По ее окружности указывается полное название учреждения. Гербовая и круглая печати проставляются на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, платежные поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Простые печати бывают различной формы: квадратные, треугольные, прямоугольные и др. На них воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждениях таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копия документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.