Основы делопроизводства

     Движение  потоков документов должно быть прямоточным. т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

     При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

     Движение  документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую  они несут. Информация, а следовательно  – документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений  и исполнителей. Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

     Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  это - организационные документы, которые  разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др. В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

     Все перечисленные выше документы относятся  к управленческим, или ОРД. Исключением  являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления. 

2. Унификация и стандартизация документов 

     В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

     Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с  латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ -- это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

     Важной  функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются  факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

     Документ  несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его  содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

     Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

     Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет -- в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль -- путем сбора сведений в письменном виде, планирование -- в виде различного рода планов и т. д.

     Совокупность  взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).[2]

     Основным  направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.[Кирсанова Аксенов]

     В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава  и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

     Формой  юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

     Унификация  и стандартизация служебных документов создает возможность составления  типовых (трафаретных) текстов для  документов, содержащих идентичную и  повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть  текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

3. Классификация документов 

     С целью создания возможностей для  проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация  документов по определенным признакам.

     Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков  содержания, формы составления и  других для организации и повышения  эффективности работы с ними.

     Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.[7]

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая — это  документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

     По  способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и печатные);
• технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
• фоно-, аудио-, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);
• кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;
• фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию о ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

     По  назначению:

• для фиксации событий,
• для передачи информации,
• для выполнения основных задач.

     По  стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);
• беловик (чистовик);
• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
• копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
• отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
• выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
• автограф - документ, написанный рукой автора.

     По  срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

     По  степени гласности:

• обычные,
• секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

     По  юридической силе:

• подлинные (действительные и недействительные),
• подложные.

     По  способу изложения материала:

• примерные,
• индивидуальные,
• типовые.

     По  роду деятельности:

• система банковской документации,
• система отчетно-статистической документации,
• система внешнеторговой документации,
• система организационно-распорядительной документации и др.