Основы управления электронным документооборотом

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основы  управления электронным  документооборотом

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение

     Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может заявить о динамичном развитии и удовлетворении все возрастающих требований потребителей.

     Для своей курсовой работы я остановила выбор на системе электронного документооборота Documentolog.

     Documentolog — веб-ориентированная система электронного документооборота (СЭД), которая находит применение во все большем количестве компаний самого широкого профиля деятельности. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, организация совместной работы, управление архивом). Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать любые типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. И самое главное! Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования - полностью в графической режиме и может выполняться бизнес-пользователями, т.е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий. Для того, чтобы успешно администрировать в Documentolog, достаточно быть знакомым с компьютером на уровне опытного пользователя. Простота и гибкость системы позволяют получить эффект от её внедрения в максимально сжатые сроки, обеспечивая при этом постоянное повышение эффективности её использования.

     В результате использования системы  можно:

• повышения операционной эффективности за счет увеличения качества автоматизированных бизнес-процессов,
• повышения управляемости и прозрачности бизнес-процессов, снижения рисков, возникающих при росте бизнеса,
• достижения конкурентного преимущества по сравнению с другими компаниями,
• повышения мобильности сотрудников, потому что каждый сотрудник компании, в каком бы месте с доступом к сети Интернет ни находился, всегда может получить необходимый для работы документ и создать новый, который будет тут же отправлен коллегам на рассмотрение,
• повышения лояльности сотрудников и повышения их квалификации за счет использования передовых методов управления бизнесом,
• сохранения и последующего использования знаний компании, которые при отсутствии надлежащего документирования и последующего управления документами будут неизбежно утеряны.

 

Часть 1.  Анализ системы электронного документооборота

     1.1. Ведение  РКК документов

     Documentolog обеспечивает создание любых  регистрационных карточек, типов  документов (приказов, входящих, исходящих и внутренних документов, договоров, заявок, обращений граждан, протоколов собраний, организационно-распорядительной документации и проч., проч., проч.), комбинируя заданный набор инструментов и средств полностью в графическом режиме работы. Подобный подход придает системе небывалые ранее гибкость и способность подстраиваться под любые бизнес-задачи организации. И в любой момент Documentolog может быть легко и быстро изменён в соответствии с изменившимися требованиями бизнеса. Создание нового типа документа выполняется полностью в графическом режиме и, как правило, не превышает 30-60 минут. 

     

     Отличительной особенности системы электронного документооборота Documentolog является то, что документы в системе могут быть представлены не только в виде регистрационных карточек, но и непосредственно самостоятельно вплоть до полного копирования бумажных аналогов в электронный вид.

     Тип документа в системе представляет собой совокупность полей, действий, шаблона и маршрута. Поля определяют информацию, которую содержит тип документа, шаблон - его внешний вид, а действия и маршрут - функционал и поведение. Каждый тип документа может принадлежать определённому журналу. Зайдя в нужный журнал, пользователь может получить доступ к созданным ранее документам (если это позволяют правила безопасности) или создать новый документ (конкретный экземпляр определенного типа документа).

1.2. Ведение номенклатуры дел

 

     Данная  программа электронного документооборота поддерживает ведение номенклатуры дел. Документы в Documentolog объединяются в журналы. К одному журналу могут относиться несколько схожих типов документов. Принадлежность типов документов к журналам определяет администратор системы.

     В системе существует специальный  журнал «Формирование дел»,в котором  собирают документы, отнесенные к делам  на основании принятой в организации  номенклатуры дел. Поэтому Documentolog просто не оставляет шанса для того, чтобы «покопаться», разыскивая какой-нибудь документ.

1.3. Сканирование документов

 

     Сканирование  документов в системе Documentolog возможно при помощи внешних средств, программ позволяющих произвести сканирование и распознавание текстов (например, ABBYY FineReader 7.0 Scripting Edition) и интеграции посредством web-сервисов. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.

 

1.4. Регистрация  документов из  электронной почты

 

       

     Для внутреннего обмена сообщениями  между сотрудниками компании, уведомлении  их о наличии документов, требующих  внимания, а также организации  работы с внешними почтовыми серверами в системе Documentolog применяется модуль электронной почты. Каждому пользователю системы принадлежит собственный почтовый ящик, который может быть интегрирован с любым внешним почтовым сервером (например, mail.ru или gmail.com). Создаваемые пользователем письма адресатам, находящимся за пределами СЭД Documentolog, будут отправляться от его имени с указанного почтового сервера.

     Такой подход позволяет пользователям  не менять привычные инструменты  работы. Например, сотрудники привыкли работать в MS Outlook. Поскольку вся внутренняя корреспонденция может перенаправляться на внешние почтовые серверы, им не обязательно изменять свои привычки. Уведомление о поступившем на рассмотрение документе будет перенаправлено на внешний почтовый сервер и пользователь получит его через свой почтовый клиент; в письме будет гиперссылка на этот документ, щелкнув на которую сотрудник в привычном браузере сможет ознакомиться с ним, внести соответствующие изменения и зарегистрировать его в привычном режиме.

1.5. Сопровождение бумажных и электронных документов

 

     Documentolog поддерживает контроль и сопровождение всех видов документации на протяжении всего жизненного цикла документа.

1.6. Контроль заполнения  обязательных полей  в РКК

 

     Данная  система электронного документооборота осуществляет контроль заполнения обязательных полей в регистрационно-контрольной карточке и типовых  документах.

1.7. Проверка на дублирование  при регистрации

 

     Система Documentolog использует единое хранилище всех документов компании, это позволяет отслеживать ей дублирование документов при регистрации. При создании похожего и уже ранее созданного документа в системе предусмотрено автоматическое уведомление об этом сотрудника/пользователя.

1.8. Использование справочников

 

     Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника.

     Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника. 

 

     Для настройки отображения (представления) записей справочников используется шаблон (очень похожий на шаблон, применяемый для настройки типов документов), в котором можно задать любой внешний вид, включая возможность вставки графики, задания шрифтов, начертаний, цветов, расположения полей и пр.

     Каждое  поле в справочнике имеет настройки, которые позволяют включить группировку, сортировку и фильтрацию по данному  полю, определить видимость поля в  таблице (представлении) справочника, указать признак обязательности заполнения поля, значение по умолчанию и пр. 

     

1.9. Добавление новых  справочников

     Организационная структура предприятия находит  свое отражение в одноименном  специализированном справочнике СЭД Documentolog. Структура представляет собой иерархическое дерево, обладающее неограниченным количеством уровней вложенности. К ветвям этого дерева присоединяются справочники подразделений и должностей. Создание справочников является  самым простым процессом в администрировании системы. При наличии соответствующих прав создать новый справочник может даже неподготовленный пользователь. А для того, чтобы добавить новое поле в, например, кадровую форму, понадобится не более одной-двух минут драгоценного рабочего времени.

1.10. Наличие шаблонов  создаваемых документов

     Шаблоны позволяют определить расположение полей и любой внешний вид  документа (записи справочника). Более  того, благодаря наличию шаблонов в системе, администратор при  создании нового типа документа может указать типовые формулировки и, в результате, сотруднику, создающему документ, достаточно ввести только смысловую информацию.  

 

     Шаблоны описываются при помощи стандартного языка разметки HTML. Создание и изменение шаблонов осуществляется как в графическом (при помощи графического редактора), так и в текстовом режимах. Шаблоны предоставляют достаточно возможностей для создания бланков документов, полностью соответствующих бумажным аналогам.

1.11. Ведение истории  работы с документами

 

     В каждой карточке документа фиксируется история его изменений. Система Documentolog предоставляет возможность просмотра даты и автора внесённых изменений, реквизитов, значения которых были отредактированы.

1.12. Поддержка последовательной  и параллельной  маршрутизации документов и задач

 

     С помощью автоматизации бизнес-процессов  в системе Documentolog возможно осуществлять как рассмотрение документов (последовательная маршрутизация – последовательное движение документов между пользователями), так и, например, согласование и подписание документов (параллельная маршрутизация – согласование документов происходит только тогда, когда все согласующие лица подпишут или утвердят его). В системе также присутствует возможность настроить смешанную схему маршрутизации.

1.13. Работа с типовыми  маршрутами

 

     В системе можно настроить маршруты любой сложности, системой поддерживаются типовые (известные заранее) маршруты. Для известных заранее маршрутов системе предусмотрен модуль работы с маршрутами. С помощью "жесткой" маршрутизации задается вся схема движения Дела между пользователями.

 

1.14. Работа  со свободными  маршрутами

 

     Помимо  заданных (типовых) маршрутов, система  поддержит и произвольные маршруты, когда дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. Для произвольного движения документов ("свободная маршрутизация") не требуется дополнительных модулей работы с маршрутами, и настраивать ничего не требуется. С помощью рассылки ("свободная маршрутизация") документ может в любой момент быть отправлено любому из сотрудников.

1.15. Уведомление сотрудников  о поступлении  в их адрес документов и задач

 

     Уведомление сотрудника о поступление в его адрес документа, требующего его внимание, осуществляется посредством электронной почты.