Основы ведения кадрового учета

Основы ведения кадрового учета 

      Принимая сотрудников на работу, организация выступает в роли  работодателя. Трудовые взаимоотношения  между работником и работодателем  регулируются Трудовым Кодексом  РФ.

          

    10.1. Прием на работу 

Оформление  приема на работу производится в несколько этапов.  

1 этап. Ознакомление сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными внутренними документами, которые касаются трудовой деятельности работника. Можно составить ведомость ознакомления, например:

 
 

2 этап. Получение у работника пакета документов, предусмотренного ст. 65 ТК РФ. К данным документам относятся

1) Паспорт

2) Трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) Свидетельство пенсионного страхования

4) Документы воинского учета (для военнообязанных);

5) Документ об образовании, квалификации (если сама организация предъявляет какие-либо требования в отношении этого(

         Законом может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора  дополнительных документов (например, медицинской книжки).

        Документы, не предусмотренные  ст. 65 ТК РФ и др. нормативно-правовыми  актами, требовать у работника  нельзя (но можно попросить). Это  касается, прежде всего, ИНН, заявления  о приеме на работу  и характеристику  предыдущего места работы. 

3 этап. Заключение трудового договора 

      Трудовой договор – это соглашение  между работником и работодателем.  Трудовой договор составляется  в 2 экземплярах, один из которых  остается у работодателя, а второй  отдается под роспись работнику. Роспись в получении работник должен будет поставить на экземпляре работодателя. 

4 этап. Оформление приказа о приеме работника на работу (Т-1 или Т-1а). Данный документ должен быть оформлен и объявлен работнику под роспись в течение 3 дней после фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. 

5 этап. Запись в трудовую книжку. Запись производится, если сотрудник проработал более 5 дней. 

6 этап. Составление личной карточки по унифицированной форме Т-2 

10.2. Командировки  

     Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

1 этап. Оформление служебного задания (Т-10а)  

2 этап. Оформление приказа о направлении работника в командировку (Т-9) 

3 этап. Оформление и выдача работнику в командировку командировочного удостоверения (Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке.      Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью. 

4 этап. Выдача работнику денежных средств на…

- Проезд до места командировки и обратно;

- Проживание в месте командировки;

- На дополнительные расходы (суточные) – питание, развлечения и т.д. 

5 этап. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

1) Авансовый  отчет (АО-1) об израсходованных  в связи с командировкой суммах  и произвести окончательный расчет  по выданному ему перед отъездом  в командировку денежному авансу  на командировочные расходы. К  авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие командировочные расходы;

2) Отчет  о выполненном задании по форме,  установленной самим предприятием. 
 

10.3. Отпуска 

Трудовым  Кодексом РФ предусматривается предоставление следующих видов отпусков: 

1) Ежегодный оплачиваемый отпуск

А) Основной - предоставляется всем работникам. Продолжительность составляет минимум 28 календарных дней.

Б) Дополнительный - предоставляется работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем и т.п. Продолжительно отпуска зависит от случая его предоставления. Например, при ненормированном рабочем дне дополнительный отпуск должен составлять не менее 3 дней.       

2) Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) – предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению

3) Учебный отпуск – предоставляется работникам, совмещающим работу с обучением. Правила и сроки его предоставления зависят от причины ухода в учебный отпуск. Например, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов предоставляется 4 месяца оплачиваемого учебного отпуска.        

4) Отпуск по беременности и родам – предоставляется женщинам в связи с их беременностью. В общем случае размер отпуска составляет 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов.

      

5) Отпуск  по уходу за ребенком - может  быть предоставлен работнику  до достижения ребенком 3 лет.

         Право на такой отпуск имеет не только мать ребенка, но и другие родственники (отец ребенка, бабушка, дедушка), опекуны, которые фактически осуществляют уход за ребенком

  

Документальное  оформление отпусков

 

10.4. Увольнение работника (по собственному желанию) 

1 этап. Получение от работника заявления об увольнении за 2 недели 

В последний день работы

2 этап. Приказ об увольнении по форме Т-8

3 этап. Расчет причитающихся выплат работнику по форме Т-61

4 этап. Запись в трудовую книжку

5 этап. Выплат причитающихся сумм и выдача трудовой книжки

6 этап. Запись личную карточку Т-2