Особенности официально-делового стиля служебных документов

Оглавление.

1. Понятие стиля документа и его функции      3
2. Особенности официально-делового стиля служебных документов 5
3. Заключение                 10
4. Список использованной литературы             11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие стиля  документа и его функции.

Документ играет важную роль  в осуществлении эффективного управления. Он отражает деятельность войсковых частей и учреждений, является способом оформления управленческих решений. Документ выполняет функцию передачи информации, которая содержится в его тексте. От точности и полноты ее фиксации во многом зависит надежность функционирования систем управления пограничных органов ФСБ России.

Каждый вид документа  отличают своя языковая конструкция, свой специфический стиль. Так, например, для управленческих документов характерен официальный язык общения между войсковыми частями, учреждениями, должностными лицами и военнослужащими; употребление специальной терминологии, устойчивых словосочетаний, типизация терминов.

Стиль – это исторически сложившаяся разновидность языка, отличающая как характером и составом речевых средств, так и  закономерностями их употребления.

В современном русском  литературном языке существуют различные  стили:

• художественный,
• публицистический,
• разговорно-бытовой,
• научный,
• официально-деловой.

 Каждый из них  имеет свои разновидности, в  частности, официально-деловой стиль включает:

• законодательно-распорядительный стиль,
• стиль переписки,
• стиль боевых документов и т.п.

 Он характеризуется  употреблением речевых средств,  специфической терминологией, нейтральным тоном.

Документы, разрабатываемые  в частях и учреждениях, характеризуются  особым стилем изложения материала.

Язык и стиль документов, разрабатываемых в частях и учреждениях, выполняют ряд функций:

1. облечение соответствующей информации в словесно-языковую форму;
2. придание документу официально-делового характера;
3. обеспечение полноты, точности, лаконичности и простоты фиксации и передачи информации.

1. Облечение  соответствующей информации в  словесно-языковую форму. Эта важнейшая функция появилась одновременно с возникновением письменности. На определенном этапе развития общества возникла необходимость в материализации словесно-мыслительной информации. Потребность в передаче ее на расстояние, длительном хранении и использовании обусловила соответствующую форму закрепления. Ее стала словесно-языковая форма. Как наиболее простая, удобная и доступная, она нашла повсеместное применение и не утратила своей роли и значения на современном этапе развития общества;

2. Придание документу официально-делового характера. Эта функция реализуется  главным образом путем использования специфических языковых средств, служебно-делового стиля, обеспечения нейтрального тона документа. Это не означает, однако, что его текст является абсолютно нейтральным. Документ может содержать требование, просьбу, благодарность. Текст такого документа отличается определенной эмоциональной окраской. Однако она достигается не столько за счет эмоционально-экспрессивного фактора, сколько путем оценки ситуации и событий;

3. Обеспечение  полноты, точности, лаконичности и простоты фиксации и передачи информации. Функция реализуется путем сужения диапазона используемых языковых средств. В таких документах не  принимается эмоционально-экспрессивная лексика, а различные типы языковых единиц применяются ограниченно. С другой стороны, текст документа характеризуется высокой степенью частотности оптимальных языковых средств, форм, терминов.

2. Особенности  официально-делового стиля служебных  документов.

В пограничных органах  ПС ФСБ России используется официально-деловой стиль русского литературного языка. Для него характерно:

• широкое использование терминов-профессионализмов, обусловленных характером деятельности военнослужащих пограничных органов;
• употребление сложных предлогов (в целях, в порядке, в соответствии, в связи и др.);
• применение причастных и деепричастных оборотов, различного рода перечислений;
• отсутствие эмоционально окрашенной лексики.

Важно, чтобы слова  в тексте, за исключением некоторых  специальных терминов, употреблялись  в том значении, которое они имеют в литературном языке. Целесообразно избегать употребления слов, имеющих двоякое значение.

В практике деловой письменной речи наблюдается тенденция к утрате в ней местоимения «Я». Вместо «Я прошу» в документах обычно пишут  «Прошу».

Характерной особенностью официально-делового языка является стремление к использованию простых предложений. Восклицательные и вопросительные предложения не применяются.

Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, управленческих и иных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной обстановке.

Деловой стиль – это арсенал  лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Официально-деловому стилю присуще использование  слов в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации языка делового общения.

Следует отметить, что в отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допустимо образное выражение  мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлеченной идеи посредством конкретного образа), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть перестановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно - публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

Деловая речь обслуживает  сферу официальных отношений, которые  устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением – с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнять то или иное предписание.

Среди языковых функций общения, сообщения  и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, распоряжение, приказание, докладная записка, рапорт – все эти тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь, прежде всего, должна быть ясной и убедительной. Поэтому, текст военного документа должен излагаться простым, точным и ясным языком. Именно такой язык документа исключает двоякое толкование зафиксированных в нем положений. Отличительной особенностью этих документов является то, что они имеют высокий процент слов, обладающих большой смысловой емкостью. Характерно также использование обобщающих слов и терминов. Все это делает управленческий документ более четким, лаконичным, помогает понять его содержание. В то же время нельзя чрезмерно усложнять изложение текста. По языку и стилю документ должен быть таким, чтобы содержащаяся в нем информация воспринималась без излишних затруднений.

В этой связи особую важность приобретает правильный выбор слов с соответствующим лексическим значением. Чтобы не создавалась ситуация - имел в виду одно, а сказал другое, необходимо выверять по словарю значение всех сомнительных слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к смысловым ошибкам.

Правильности восприятия информации служит применение в военных документах, принятой в войсках и органах Пограничной службы Российской Федерации терминологии. Недоступно употребление недостаточно ясных слов, выражений, терминов.

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов с неопределенным значением, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например: «До настоящего времени слабо ведется работа по взаимодействию с органами МВД России» (слово «слабо» одновременно означает, что работа ведется медленно, неритмично, неорганизованно, - словом, плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе взаимодействия при прохождении литерных поездов» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Такие слова употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить события в целом, дать объективную оценку ситуации, как положительной, так и негативной.

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому  в устной и письменной речи используются сокращения, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Термины-профессионализмы имеют строго определенное значение. Обычно термины закрепляются за одним понятием, однако в некоторых случаях один и тот же термин может иметь разное значение в зависимости от отрасли знаний, в которой он применяется. Примером может служить термин «агент». В органах страхования он имеет один смысл, в снабженческих подразделениях учреждений и предприятий - другой, в разведке и оперативных подразделениях правоохранительных органов - третий. Поэтому термины - профессионализмы необходимо применять очень осторожно, по возможности вообще исключать их из документов.

Профессиональная жаргонная  лексика - это форма профессионального  просторечья, например «студенты-дневники», «наличка», «опер», «наружка» и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Слова иностранного происхождения  и слова, имеющие двоякое толкование, исполнитель документа должен избегать либо разъяснять значение этих слов в тексте. При этом исполнитель должен хорошо знать значение этих слов и правила их применения. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: «пролонгировать» вместо «продлить»; «спонсор» вместо «меценат», «эксклюзивный» вместо «исключительный». Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Языковые  формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях, которые нередко выступают как юридически значимые компоненты текста. Например, в гарантийном письме:

«Оплату гарантируем. Наш  расчетный счет ...»;

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения, указания) возлагается на начальника отделения (заставы)».

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

В официально-деловом языке более  употребимы краткие формы имен прилагательных, например:

«Выводы обоснованные»…	«Выводы обоснованы»
«Решение правильное»…	«Решение правильно»

Предпочтительно употребление форм на – енен в случае употребления форм кратких имен прилагательных на –ен, -енен, например: «Каждый начальник пограничной заставы ответствен за…»; «Каждый начальник пограничной заставы ответственен за…»

В текстах, подлежащих оглашению  в официальной обстановке, в целях  предупреждения возможных речевых ошибок, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты в соответствующих падежных формах, например: «За три месяца 2002 года вертолетами… ОАП было доставлено 60 т. (шестьдесят тонн) грузов и десантировано 110 (сто десять) пограничных нарядов».

3. Заключение.

Подведем итог. Официально-деловой стиль военных документов имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку военных документов – точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специфическая лексика военных документов обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение военного термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому приходится делать исключение для текстов, насыщенных военной терминологией, и сохранять словесные повороты ради точности смысла. Недопустимо использование жаргонной лексики и слов иностранного происхождения и слова, имеющие двоякое толкование, необходимо использовать русский эквивалент употребляемого слова.