Особливості використання організаційної техніки

22

ВСТУП

Офісна техніка – невід’ємна частина технічного устаткування будь-якого офісу. Слабке застосування засобів організаційної техніки призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського і технічного персоналу.

До офісної техніки в широкому сенсі можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи від олівців і авторучок і закінчуючи комп’ютерами та їх мережами. До офісної техніки у вузькому значенні відносять лише технічні засоби, що використовуються в паперовому діловодстві, і засоби управлінського зв’язку.

              Найпростіші засоби організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовуються досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги і т.д.). Однак збереження паперової системи документообігу як у великій установі, так і в установах середнього та малого розміру не принесе відчутного зменшення витрат на управління і майже не вплине на його ефективність. Звісно, що деяка частина паперової системи документообігу є необхідною (зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти і т.ін.). Але використання технічних засобів тільки з метою прискорення роботи з паперовими носіями інформації – це використання лише двох з шести вище перерахованих функцій.

Раціонально організована структура технічних засобів управління має допомогти звільнитися від паперового документообігу всередині організації. Тому останнім часом, поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовуються для складання документів, їх розмноження, обробки, зберігання, пошуку та передачі, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовуються комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій.

              Створення системи комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління може здійснюватися у двох напрямках. Перший – впровадження електронно-обчислювальних систем. Розробка економіко-матиматичних методів і моделей і використання їх на основі АСУ. Другий – застосування організаційної техніки та розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації управлінської праці.

              Слід зауважити, що застосування технічних засобів управління вимагає комплексного підходу, врахування глибокого аналізу техніко-економічних показників керованої системи. Проблеми ефективного використання технічних засобів в управлінні в наш час викликані наступними чинниками:

-         апарат управління недостатньо використовує організаційну техніку, що призводить до надмірної кількості управлінських працівників;

-         придбання невиправдано потужної техніки призводить до значного збільшення умовно-постійних витрат і негативно відображається на собівартості товару;

-         недостатня кваліфікація персоналу або відсутність комплексного підходу заважають використовувати придбані технічні засоби управління на повну потужність та за своїм призначенням.

Прогресивне застосування засобів організаційної техніки дозволяє забезпечити впровадження елементів без паперової технології в практичну роботу офісу організації, електронний монтаж документів, збереження та обробку інформації за допомогою персональних комп’ютерів та різноманітних периферійних засобів, копіювання та тиражування офісної документації. Завдяки автоматизації та механізації ряду процесів документообігу персонал управління звільняється від виконання рутинних операцій. Нові технічні засоби та інформаційні засоби покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній діяльності

Отже, завдання полягає в тому, щоб створити таку модель інформаційного забезпечення управлінської діяльності в організації, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу співробітників на здійснення рутинних операцій, а з іншого – відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення «результати/витрати».

Актуальність теми дослідження полягає в впровадженні організаційної техніки  в діловодний процес, з метою досягнення суттєвого підвищення ефективності роботи при мінімальних витратах праці. При комплексному використанні цієї техніки.

Об’єкт дослідження курсової роботи – розкриття поняття «організаційна техніка» та його суті. Виявлення основних засобів офісної організаційної техніки та можливості їх ефективного застосування.

Предмет дослідження курсової роботи – особливості використання організаційної техніки.

Відповідно до об’єкта, предмета та мети курсової роботи було сформульовано наступні завдання: розкриття суті поняття «організаційна техніка», дослідження ділової справи та її сутності, виявлення сучасної організаційної техніки, її аналіз та класифікація.

Методологічну основу дослідження складають: історичний, термінологічний та комплексний підходи.

Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 25 сторінок, бібліографія налічує 17 джерел.

Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1.           Аналіз терміносистеми дослідження

Для даного дослідження мають значення такі поняття, як : «діловодство», «інформаційна технологія», «організаційна техніка», «техніка».

Найбільш ефективний шлях скорочення трудових затрат управлінського персоналу полягає у впровадженні в практику ділової діяльності інформаційних технологій. Використання технічних засобів спрямовується на досягненні найбільшої повноти інформації, її достовірності, максимальної зручності у використанні з точки зору форми представлення, оперативності, якості.

Матеріальною основою інформаційних технологій є засоби комп’ютерної та організаційної техніки. Засоби організаційної техніки повинні максимально механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами здійснюється шляхом ведення діловодства і пов’язується  з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. Основна частина операцій обробки документації носить технічний і формально-логічний характер, хоча в останній час в деяких випадках застосовуються засоби з елементами штучного інтелекту [7, c. 184].

Інформаційна технологія – це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання і використання інформації.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому та традиційному (паперовому ) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизована інформаційна технологія складається з технічних, найчастіше – комп’ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, обробку, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем ті їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів [13, c. 87].

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство – є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації [8, c. 141].

В. Кудряєв термін «діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення «документації управління». Виникнення його пов’язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином, термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства [9, c. 97].

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Важко уявити сучасний офіс України де не використовується комп’ютер та інша оргтехніка. Цей помічник зберігає в собі всі необхідні дані, формує звіти, таблиці, презентації, проводить розрахунки.

В нинішній період стрімкого розвитку високих технологій, комп’ютер став звичним приладом в роботі, таким, яким раніше був калькулятор. Використання комп’ютера полегшує виконання багатьох задач, автоматизує процеси на виробництві, виконує складні операції, на які людина витратить велику кількість часу. Певні програми для комп’ютера значно зменшили трудомісткість роботи бухгалтера, складських робітників, дизайнерів, фотографів і т.п. Стандартні програми для комп’ютера включають в себе операційну систему (зазвичай MS Windows інколи Linux, Macintosh) та пакет Microsoft Office, всі інші програми користувач встановлює вибірково, в залежності від того, в яких цілях він використовує комп’ютер.

Сучасна оргтехніка вже давно зайняла своє гідне місце в нашому повсякденному житті. Вона стала невід'ємною частиною офісів і домашніх кабінетів. На зміну друкарським машинкам прийшла високопродуктивна і доступна за вартістю техніка. Залежно від якісних і експлуатаційних характеристик, вона ділиться на два типи: для домашнього і професійного використання [12, c. 201].

Організаційна техніка (оргтехніка) – це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Отже, можна зробити висновок, що особливості сучасного діловодства, полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

1.2.           Діловодство (ділова справа): сутність

Традиційно сфера діяльності, пов’язана з обробкою документів, називається діловодством. Цей термін утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне), яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і лягло в основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться до якого-небудь питання, - більш пізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що при виникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов’язану з ухваленням рішень (виробництвом справ) [3, c. 178].

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами . Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер [3, c. 56].