Отчет по производственной практике в ООО «Советник»

    б) решение о создании Общества и об утверждении денежной оценкой не денежных вкладов в Уставный капитал Общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

    в) документы, подтверждающие государственную  регистрацию Общества;

    г) документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его  балансе;

    д) внутренние документы Общества;

    е) положения о филиалах и представительствах Общества;

ж) протоколы  исполнительного органа и ревизионной  комиссии Общества;

    з) списки аффилированных лиц Общества;

и) заключения ревизионной комиссии (ревизора) Общества, аудитора, государственных  и муниципальных органов финансового контроля;

    Организация ведет учет в программе 1С: «Бухгалтерия», поэтому большинство документов печатается из этой программы. Но есть отдельные виды документов, которые  печатаются только на бланках, это такие  виды документов как:

• служебное письмо (бланк письма);
• приказ (общий бланк);

 

    Эти документы оформляются на бланках  и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок  их расположения.

    Бланки  документов изготавливаются на стандартных  листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).

    В организации применяются следующие  бланки:

• бланк для писем;
• общий бланк;

    Состав  общего бланка организации (Приложение 2)

1. Наименование организации
2. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
3. Код причины постановки на учет (КПП)

    Состав  бланка для писем (Приложение 3)

1. Наименование организации
2. Справочные данные организации
3. Банковские реквизиты

    В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 на общем  бланке ООО «Советник» не хватает следующих реквизитов:

1. Эмблемы организации
2. Области для даты документа
3. Области для номера документа
4. Место составления документа

    В бланке для писем должны присутствовать такие реквизиты как:

1. Код организации
2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
3. Область для номера документа
4. Область для даты документа

    Состав  видов бланков, применяемых в  организации, утверждается его руководителем  по представлению бухгалтерии.

    Бланки  документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

    Введение  в обращение по мере необходимости  новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя организации. Соответствующие предложения  вносятся Главным бухгалтером вместе с образцами предлагаемых бланков.

ТЕМА  V. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

    Основными документами организации являются организационно-распорядительные документы. Именно эти документы отражают решения директора в организации, это организационно-распорядительная документация. В ООО «Советник» это такие документы как приказы, акты и устав.

    Приказ - это локальный нормативный акт, издаваемый директором или лицом  его замещающим по приказу директора  и отражающий управленческие решения по вопросам планирования, отчетности, финансирования, кредитования, совершенствования структуры и организации работы организации и т.п.

    Состав  реквизитов приказа об учетной политике (Приложение 4)

• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту документа;
• текст;
• подпись.

    В соответствии с типовой инструкцией  по делопроизводству приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной  формы шрифтом размером N 13.

    Дата  оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

    15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.

    Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце  заголовка не ставится. Заголовок, состоящий  из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

    Заголовок к документам, оформленным на бланках  с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

    Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

    В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания  приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

    Если  приказ издается на основании другого  документа, то в констатирующей части  указывается наименование этого  документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

    Преамбула в проектах приказов завершается  словом п р и к а з ы  в а ю, которое печатается вразрядку.

    Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием  исполнителя каждого действия и  сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и  подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

    Подпись состоит из наименования должности  лица, подписавшего документ, личной подписи  и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

    Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

    Приказы ООО «Советник» не соответствуют нормативным документам, т.к. на приказах отсутствуют такие реквизиты, как место составления документа, наименование организации. Многие реквизиты, такие как дата документа, регистрационный номер и заголовок к тексту расположены не правильно. Текст приказа тоже оформлен не верно, т.к. нет констатирующей части, а слово приказ написано маленькими буквами и слитно с текстом.

    Приказы ООО «Советник» составляет руководитель организации.

  Справки бывают двух видов:

• с информацией о фактах и событиях служебного характера;
• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (Приложение 5).

    Более многочисленную группу составляют справки  о подтверждении места работы, о занимаемой должности, заработной плате.

    На  справках должно быть не менее двух подписей: подпись директора и  должностных лиц, компетентных в  вопросе, отраженном в справке. Чаще всего справки создаются на общем  бланке организации.

    На  справках всегда ставится печать для удостоверения подлинности документов, так как это документ является исходящим.

    Для удостоверения подлинности документов ставится печать ООО «Обслуживание  компьютерных систем» на следующие  документы:

• договоры;
• доверенности;
• удостоверения;
• справки;
• копии документов;
• трудовые книжки;
• платежные и иные документы финансового характера, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей;

    Печатью заверяются документы с подписью директора или лица исполняющего его обязанности - на всех документах ООО «Советник», главного бухгалтера - на финансовых документах.

    Приказами и распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней организации.

    Проекты приказов по кадровым вопросам готовит бухгалтерия на основании соответствующих представлений.

    Приказы подписываются руководителем организации  или по его поручению заместителем руководителя.

    Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью бухгалтерии.

    Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной  формы и докладываются для  подписи. Датой приказа является дата его подписания.

    Приказы нумеруются порядковой нумерацией в  пределах календарного года; приказы  по основной деятельности, по личному составу  нумеруются отдельно.

    Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью организации и  направляют адресатам, в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия  обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

VI МЕТОДЫ АНАЛИЗА И РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

- Объем  документооборота – один из  основных количественных параметров, имеющий определяющее значение  при расчете штатной численности  и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

В ООО  «Советник» объем документооборота составляет  от 10 до 25 тысяч документов  в год.

  -Движения  внутреннего, входящего и исходящего  документов.

Служебная корреспонденция доставляется в экспедицию из почтового отделения самостоятельно с соответствующей регистрацией. Вся корреспонденция вскрывается (за исключением писем в общественные организации и с пометой «лично»).

    После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования, наличие, комплектность, целостность документа и приложений к нему. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая запись и извещается корреспондент. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, которые хранят адресные и регистрационные признаки. Конверты обращений граждан практически всегда сохраняются.

    Машиночитаемые  документы передаются после экспедиционной обработки сопроводительных документов. На всех без исключения документах проставляется регистрационный штамп входящего номера и текущей даты. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

    На  данном этапе технологического процесса определяется наиболее короткий маршрут  передвижения документа к исполнителю. При распределении документов по адресатам формируются следующие группы документной информации: