РЕФЕРАТ 

на  тему: Подання звітів у електронному вигляді – світовий досвід. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Київ 2012

     ЗМІСТ

ВСТУП 3

1. Особливості управління документацією за кордоном 5

1.1. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в країнах світу                                                                                                      7

1.1.1. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу у Франції                                                                                                           10

1.1.2. Особливості  нормативного регулювання електронного  документообігу в Німеччині                                                                                                       12

1.1.3. Особливості нормативного регулювання електронного документообігу в Великобританії                                                                                              13

1.1.4. Особливості управління документами та нормативного регулювання електронного документообігу в США                                                           14

2. Класифікація та приклади програмного забезпечення, що використовується при організації электронного документооборота                                        15

ВИСНОВКИ 19

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК 21

 

Вступ 

     Електронний документообіг - високотехнологічний  і прогресивний підхід до суттєвого  підвищення ефективності роботи фірм, установ та організацій.

     Сьогодні  необхідно мати доступ до інформаційних  ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

     Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

    Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової  організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем.

    Управлінська  діяльність пов'язана з інформаційним  обміном між суб'єктами і об'єктами управління. При відсутності необхідної інформації неможливо прийняття  своєчасних рішень, визначення стратегії  розвитку організації.

     Саме  тому  ефективність  управління  підприємствами й  організаціями не в останню  чергу  залежить від коректного рішення задач  оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

 

1. Особливості управління документацією  за кордоном

     Глобалізація  міжнародних відносин на сучасному етапі привела до зростання значення міжнародно-правового регулювання документообігу.

     Створення спеціальних актів на внутрішньодержавному рівні не сприяє розвитку міжнародних  відносин, тому що законодавство різних країн по-різному підходять до визначення основних правових інститутів і принципів правового регулювання.

     В останні роки в європейських країнах  особливу увагу громадськості приділяється не тільки питань роботи з архівними  документами тривалого терміну  зберігання, а й управління документами як найважливішого елементу оперативної управлінської діяльності. Активному впровадженню програм управління документами та розробці корпоративних стратегій в галузі інформації та документації як в державних організаціях, так і в комерційних сприяє кілька факторів.

     Насамперед  до таких факторів належить прийняття  і дія законодавства про архівну  справу, про захист даних, про свободу  інформації, про права людини. У  законодавчих та інших нормативних  актах європейських країн містяться  вимоги до типів документів, які повинні бути створені, і до термінів зберігання документів. Крім того, можуть бути встановлені права або обмеження на доступ до документів або їх змістом (наприклад, в законодавстві про свободу інформації), вимоги до формату документів (наприклад, у законодавстві про захист персональних даних), передачі документів до архівних установ (наприклад, в законодавстві про архіви), процесів управління документами (наприклад, законодавство може встановлювати порядок індексації (реєстрації) документів з метою поліпшення їх зберігання).

     Відкритість документів, що становлять суспільний інтерес або необхідних для реалізації прав, свобод і обов'язків громадян, потребує захисту інформації про  приватне життя, забезпечення конфіденційності персональних даних, а спрощеність пошуку, поводження з електронними документами вимагає, в свою чергу, захисту персональних даних, що містяться в автоматизованих інформаційних системах.

     У ряді розвинених країн діє Конвенція  про захист фізичних осіб при автоматизованій  обробці персональних даних від 28 січня 1981 року, яка гарантує кожному приватній особі дотримання її права на особисте життя. Закони про захист даних, що відображають положення Конвенції Ради Європи про захист даних (1981 рік) та Директиви Євросоюзу про захист даних (1995 рік), сьогодні прийняті у всіх країнах-членах ЄС.

     Законодавство про захист даних вимагає від  організації відповідального підходу  до управління документами з особового  складу, розробки стандартів і практичних посібників по роботі з такими документами.

     Зовнішнім ознакою переходу більшості країн до інформаційного суспільства стало застосування перед назвою держав латинської літери e, що означає появу «Електронних США» (e-USA), «Електронної Європи» (e-Europe), «Електронної Франції» (e-France), «Електронної Великобританії» (e-Great Britain) і т.д. 18 квітня 2002 року на другому засіданні Міжвідомчої комісії з питань інформаційної політики й інформаційної безпеки при Раді національної безпеки й оборони України було запропоновано започаткувати довгострокову програму під умовною назвою «Електронна Україна» (e-Ukraine), у рамках якої передбачено заходи щодо формування завершеної нормативно-правової бази у цій сфері, створення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади усіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки. Йдеться про утворення в країні такого електронного середовища, у якому наш громадянин зможе ефективно здійснювати усі свої звичайні взаємини з навколишнім світом – працювати, спілкуватися, контактувати з державними органами тощо.

     Полегшення  доступу до інформації та послуг державних  органів шляхом застосування сучасних інформаційних технологій є одним  з головних елементів проекту  економічного і соціального оновлення  Європи - ініціативи «e-Європа», оголошеної Європейською комісією 8 грудня 1999 і призначеної для прискорення розвитку цифрових технологій в Європі. Глави європейських держав у 2002 році взяли План дій по досягненню цілей «Електронної Європи».

     Правильне управління документами набуває  особливого значення у зв'язку з прийняттям Європейською комісією та національними урядами законодавства в галузі електронної комерції та електронного підпису. Окремі директиви Євросоюзу визнають правомочними електронний обмін даними, електронну форму угоди і цифровий підпис. Все це лежить в основі розвитку практики управління електронними документами. 

     1.1 Особливості нормативного  регулювання електронного  документообігу в  країнах світу

     Проблеми  правового регулювання електронного документообігу як всередині суверенних держав, так і на міжнародній арені набувають в даний час все більшої актуальності у зв'язку з впровадженням ефективних інформаційно-комп'ютерних технологій практично в усі сфери суспільно-виробничої діяльності (від взаємодії населення з органами державної влади, підтримки фінансових і товарних ринків до сфери послуг, роздрібної торгівлі, освіти і дозвілля). Наприклад, широке поширення набувають автоматизовані інформаційні системи (АІС) електронних міжбанківських та комунальних платежів, замовлень і покупки товарів, обміну електронними документами (договорами, фінансовими звітами, податковими деклараціями тощо)

     На  сьогодні у світовій практиці історично  склалися три основні моделі правового  регулювання у сфері електронного документообігу та електронних підписів.

     Перша модель прийнята в США. Уряд США надає  право громадянам та юридичним особам самостійно регулювати внутрішні процеси  в сфері електронної комерції. Дана модель заснована на принципах  «бізнес-вибору», концепції свободи  укладення контракту і використання при цьому будь-якої конкретної інформаційно-комп'ютерної технології. Вибір будь-якої технології підпису електронних документів сторін, що беруть участь в операції, визнається законним. Сторони самі можуть вирішити - використовувати або не використовувати електронні підписи, причому вони не зобов'язані звертатися до третьої, незалежної сторони, що засвідчує відповідні сертифікати ключів підписів.

     Друга модель прийнята в Європейському  Союзі. Базовий принцип відповідної  Директиви про електронний підпис - система ліцензування не повинна бути обов'язковою. Кожна країна-член Євросоюзу може створювати структури, що регулюють процес добровільного ліцензування, для того, щоб сформувати у клієнтів або потенційних ділових партнерів авторитет і довіру до організації, що надає послуги в сфері застосування електронних підписів. Уряди повинні забезпечити функціонування відповідної системи нагляду за діяльністю постачальників послуг по сертифікації, які створені на території цієї країни та здійснюють видачу кваліфікаційних сертифікатів населенню. На цій же концепції базується і Закон України «Про електронний цифровий підпис»

     Третя модель прийнята в Росії та в Індії, де закони про електронний підпис жорстко регулюють ринок послуг у даній сфері шляхом ліцензування діяльності з надання таких послуг. Базовий принцип моделі - визнання електронного підпису дієвим і необхідним скрізь, у тому числі і на міжнародному рівні. Даний підхід позбавлений достатньої гнучкості і практично не здатний своєчасно реагувати на мінливі умови і механізми розвитку інформаційної сфери суспільно-виробничої діяльності.

     Крім  того, за ступенем деталізації вимог  до самої електронного підпису також  можна виділити три різних підходи.

     Перший  підхід (найзагальніший) заснований на визнанні щодо електронного підпису тих же вимог, що і відносно власноручного, включаючи унікальність, можливість верифікації підпису і «підконтрольність» використовує її особі.

     Другий  підхід додатково передбачає, що електронний  підпис має бути пов'язана з переданими даними так, що якщо вони змінюються, то електронний підпис стає недійсною.

     Третій  підхід висуває найбільш деталізовані вимоги до електронного підпису, зокрема  передбачає використання спеціальної  технології асиметричних інформаційно-криптографічних  перетворень електронних документів. Такий тип електронного підпису називається «електронним цифровим підписом» або «електронно-цифровим підписом» (ЕЦП).

     Вибір конкретного підходу при розробці відповідного національного законодавства  обумовлюється головним чином соціально-політичною обстановкою в країні, коли пошук найбільш прийнятного засобу безпечного обміну документованою інформацією або довіряється ринку електронної комерції, або здійснюється централізовано з метою захисту агентів складається ринку від ймовірних конфліктних ситуацій.