Понятие документ, его развитие

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

3.1.1. Электронный документ 

      Формируется еще один самостоятельный класс  документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники.

      Это документ с записью звука или  информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

      Электронный документ может содержать любые  типы данных, находящихся в Базах  Данных, Электронных таблицах (ЭТ) и  других объектах хранения информации. Для ввода в систему бумажных документов используются сканеры. Любые электронные документы должны создаваться в таком виде, чтобы они были понятны как пользователям, так и абонентским системам. Если они вначале составляются на бумаге, то предпочтительно применение машиночитаемых шрифтов.

3.2. Материальная составляющая  документа 

      Материальная  составляющая документа – его сущность вещества (физическая) форма документа, который обеспечивает его способность хранить и передавать информацию во времени и пространстве. Предназначенная документа для хранения и передачи информации во времени и пространстве обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и др. Эта специфическая конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, стойкими для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

      Информация, заложенная в документе, обязательно закреплена, на каком-либо специальном материале (папирус, пергамент, бумага, кино-, фотопленка и т.п.), который имеет определенную форму носителя (лента, письмо, карточка, барабан, диск, нить, и т.д.). Кроме того, информация всегда фиксируется любым способом записи, предусматривает наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей, и т.п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т.п.).

      Таким образом под материальной составляющей частью документа имеют ввиду:

1. Материальную основу документа;

2. Форму носителя информации;

3. Способ документирования или записи информации.

      Материальная  основа документа (МОД) – совокупность материалов, которая используется для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носителя информации.

      В зависимости от материальной основы документы  разделяются на естественных и искусственных. Искусственные в свою очередь разделяются на бумажные и документы на небумажной основе – полимерные документы (полимерный – пленочные и полимерный – пластиковые).

В качестве МОД сначала использовались естественные материалы, которые были под рукой: камень, кожа, костищи, керамика, глина, древесина, бамбук, пальма, береста. Позже начали создавать специальные материалы, более пригодные для фиксации информации. Первые документы на искусственно созданных материальных носителях дошли до нас из далекого прошлого в виде глиняных табличек, свитков папируса, древних пергаментов. Это были искусственные носители из естественных материалов. Считается, что первыми документами предназначенными для хранения и передачи информации были шумерские глиняные таблички-бирки V-IV ст. до н.э. с названиями объектов и обозначением их количества, выполняя учетные функции при хранении и транспортировке товаров. Настоящие документы одновременно фиксировали первые письменные знаки шумеров. В целом, естественные материалы не приобрели широкого потребления как материальный носитель информации из-за непрактичности в использовании (объем, вес, сложность в обработке материала, тиражирование). 

4. Расширение понятия  документ с развитием  науки и техники 

      В документоведении применяется следующее  определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

      Согласно  Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с  реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Названные в определениях признаки документа предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно  менялось.

      В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая  бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

      Ко  второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

      В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

      С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание  понятия "документ": его ввел известный  бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой  источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной  форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами  являются материальные объекты с  зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в  состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как  носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени  продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

      Начиная с 1950-х годов в официальной  терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком  значении. Узкое значение сводилось  к деловой бумаге, письменному  удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о  документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

      Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

      Заключение 

      Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

      Знание  функций и свойств документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

      Знание  функций и свойств  документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Список  используемой литературы 

      1. .Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное  обеспечение работы офиса:Учеб. пособие для студентов среднего профессионального образования. - М.:Мастерство, 2002.

      2. .Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство  и документооборот. - М.: Книжный мир, 2004.

      3. .Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. - М.: Издательство РДЛ, 2002.