Содержание:

 

Введение

     Изучение  методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой  для исследования, поскольку конкуренция  охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности.  В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

     Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели  и специалисты разных областей в  наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

     Презентация – испытанное средство привлечь к  себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

     Целью работы являлось рассмотрение основных правил подготовки и проведения презентации.

 

Глава 1 Подготовка презентаций

1.1 Общий обзор презентаций

     Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

     Презентации бывают следующих видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению [1].

1.2 Планирование презентаций

     Планирование  является необходимой частью процесса презентирования. План является каркасом последующих действий, проектом, собирающим факторы в пучок, вокруг которого состоится сама презентация. Создавая план, презентатор добывает информацию и формирует свежие идеи, необходимые как для подготовки, так и для проведения презентации.

     Переменные, составляющие планирование:

• Частота  (как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках,  в этом месте).
• Знакомство (планирование  зависимости от уровня знакомства презентатора с аудиторией и предметом).
• Происхождение (на планирование влияет происхождение запроса на презентацию).
• Представительство (определение проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым аудиторией как частное лицо или представляющим некое сообщество).
• Тип  (внешние, внутренние, продвигающие, информационные, восходящие и нисходящие).
• Содержание
• Природа презентационного событии
• Потенциальная выгода (выгода – это то, презентатор или организация собираются извлечь  в случае успеха презентации).

1.3 Анализ цели

     Презентации могут быть отнесены к разного  рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень  взаимодействия аудитории с презентующим.

     Зависимость взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории, если целью вашей  презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории  и при других целях:

• Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
• Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
• Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из-под контроля.

     Зачастую  презентации используют несколько  из перечисленных целей одновременно [3].

1.4 Анализ аудитории

     Как только вы поставили цели для вашей  презентации, необходимо приступить к  анализу аудитории.

     Аудитория - это еще один базовый элемент  вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

     Вы  можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

     Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и  убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

     Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие  аудитории в презентации, тем  больше может быть размер аудитории  и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

     Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые  вопросы на которые желательно знать  ответы перед презентацией:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
5. Знают ли они вас?
6. Уважают ли они вас?

       Ответы на эти вопросы помогут  вам выбрать лучший путь для  поведения эффективной презентации.

1.5 Планирование речи

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом, и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

     Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа  аудитории необходимо приступить к  разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее  значение [2].

1.6 Разработка главной идеи

     Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

     Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в  одно предложение [5].

1.7 Планирование времени

     С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

     Если  у вас 10 или меньше минут для  выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет  похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

     Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

     Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции  просмотра того, что было сказано  несколько минут назад, так, что  из-за потери внимания слушателей страдаете, прежде всего, вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать, как организовать передачу основных мыслей аудитории.

     Объясните, как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов  и мыслей вашего выступления до 3-4, даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию [4].

1.8 Выбор стиля

     Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.

     В общем, если все присутствующие вам  знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить  от формального характера речи для  более хорошего восприятия.

     С другой стороны, если  вы говорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу.

       Посадите людей в ряды. Показывайте  им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл вашей  речи. Используйте подробный план выступления. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической [4].

1. 9 Разработка речи

     Подготовка  к  большинству выступлений очень  похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.

     Возможность заключена во взаимодействии между  выступающим и аудиторией. Когда  говоришь с группой людей, это  одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого, использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

     Но  за это вы приносите несколько  жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации [3].