Приказы по личному составу

6.5 ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ 

      Основным  документом по учету персонала СИ МГУК является личная карточка формы Т-2 (см. приложение 20), которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточки делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из воинского билета работника.

      В обязательном порядке проставляется  дата заполнения личной карточки и  личная подпись работника.

      На  оборотной стороне карточки (см. приложение 21) содержатся разделы 3 «Назначения  и перемещения», 4 «Отпуска», 5 «Дополнительные сведения». Наиболее важными являются сведения раздела 3 и «Дата и причина увольнения».

      Записи  в этих разделах должны содержать  ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. 

      В разделе «Дополнительные сведения»  записываются данные о повышении  квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и  т.д.

      Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу  с персоналом института, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

      Карточки  уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет 0 «В» (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения».) 

6.6 ЛИЧНЫЕ ДЕЛА 

      Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников СИ МГУК. СИ МГУК вправе само решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

      В состав личного дела должны входить  следующие документы:

• Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• Анкета или личный листок по учету кадров;
• Автобиография или резюме;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов об утверждении в должности;
• Характеристики или рекомендательные письма;
• Трудовой контракт (договор);
• Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• Дополнение к личному листку по учету кадров;
• Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

     «Внутренняя опись документов, имеющемся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

     «Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     В графе «Образование» личного  листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

     В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о  работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

     В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («незамужнем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства. При этом указываются фамилии, имена и отчества каждого члена семьи.

     В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличии от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

     При оформлении личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

     Копии документов об утверждении  на должность помещают в личные дела руководителей СИ МГУК. Это может быть копия протокола заседания ректората, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

     В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности  представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

     Трудовые  договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещаются полностью оформленный, подписанный ректором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.

     «Дополнение к личному листку по учету кадров» - это документ, предназначенный для фиксирования  изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены  соответствующими документами.

     В личное дело включаются также такие документы, как списки изобретений, научных трудов и т.д.

     Личное  дело заводится после издания  приказа о приеме работника. Все  документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

     Личные  дела сотрудников предприятия  хранятся инспектором по персоналу или  секретарем-референтом в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

     Личные  дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – «В» (статья 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).