Приказы по личному составу

содержание 

введение 2

Глава 1. разновидности приказов по личному составу 4

1.1   Виды приказов по личному составу 6

Глава 2. подготовка ,составление и оформление проекта приказа .8

2.1 Этапы  подготовки проекта приказа .8

2.2  Правила  оформления проекта приказа по  личному составу .9

заключение 14

список  источников и литературы 15 

 

      введение 

     Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого  гражданина лично.

     Именно  поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

     При написании данной работы использовалась следующая литература.

     В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу¹.

     В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под  ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы  грамотной и эффективной организации  современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов  внутренних документов, в том числе  кадровой документации².

     У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров³.

     В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение  и делопроизводство» рассмотрено  понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив⁴.

     Чуковенков  А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий  к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков  и примеры оформления документов⁵.

     Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»⁶, Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»⁷ и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»⁸. 
 

     Глава 1. разновидности приказов

     по  личному составу 

   Основу  документации по личному составу  составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

   Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

     Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

     В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному  составу.

     В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор  различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или  фирмой.

     Всю документацию в целом по личному  составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

     Издание приказов по личному составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

     Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. 

1.1   Виды  приказов по личному составу 

     По  структуре приказы по личному  составу могут быть простыми и  сложными⁹.

     Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

     Если  приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

     Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

     Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы  по личному составу и, как правило, индивидуальные.

     К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения  этого пункта в приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

     Ниже  пункта пишется: «Основание: …».

     Пункты  приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для  внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

     В пункте приказа требуется четко  указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность  отпусков, размеры должностных окладов  и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду …  ЕТС».

     Схематически  можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчество лица;
• должность и структурное подразделение;
• дата вступления в силу данного пункта приказа;
• обязательные условия.

      В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в  фамилиях.

     При составлении сложных приказов следует  учитывать, что в одном документе  не должно быть информации с разными  сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о  приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст). 

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа 

2.1  Этапы подготовки  проекта приказа 

     Процедура составления и оформления приказа по личному составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

     Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта приказа по замечаниям;
• принятие решения (подписание документа);
• доведение (ознакомление) до исполнителей.

     Обоснование необходимости издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

     Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.