Самое
главное, что необходимо обеспечить
при автоматизации делопроизводства
- это активное участие персонала,
в том числе, секретарей, на стадии
внедрения системы. Без участия
специалистов по делопроизводству успешно
и эффективно внедрить систему электронного
документооборота очень сложно, поскольку
представители ДОУ лучше других видят
проблемы, возникающие при внедрении.
Более того, активное участие в процессе
выбора и внедрения системы всех заинтересованных
сотрудников помогает разрешить проблему
сопротивления персонала новым методам
работы. Следует учитывать, что внедрение
системы электронного документооборота
не устранит все несовершенства бумажного
документооборота. Поэтому перед внедрением
автоматизированной системы рабочая группа
из специалистов по делопроизводству
и проводит этап обследования ДОУ, при
котором анализируются существующий порядок
работы с документами, изучаются все документопотоки,
функциональные обязанности работников,
связанные с делопроизводством, порядок
принятия решений. Автоматизированные
системы должны внедряться уже после оптимизации
состава документации, анализа и корректировки
путей движения документопотоков, четкого
распределения функций и задач между структурными
подразделениями и отдельными сотрудниками
службы ДОУ. Таким образом, внедрение автоматизированной
системы ДОУ нужно начинать с оптимизации
системы управления. Только в этих условиях
автоматизация даст желаемый эффект. Выбор
подходящего программного продукта - ответственный
момент. К сожалению, на данный момент
не существует независимой экспертизы
представленных на рынке систем электронного
документооборота, не развита также система
их лицензирования и сертификации, поэтому
фирмы должны самостоятельно оценивать
системы на основе сформулированных заинтересованными
специалистами требований к системе. Чем
детальнее и точнее будут сформулированы
эти требования, тем вероятнее успех внедрения
системы. Все особенности работы с системой
электронного документооборота должны
быть зафиксированы в локальных нормативных
актах (регламентах, инструкциях, положениях
и т.д.). Здесь возникают сложности, поскольку
методическое обеспечение новых технологий
на современном этапе недостаточно.
Список
использованной литературы
- Федеральный
закон "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации"
- Федеральный
закон «Об электронной цифровой подписи»
- Алексеева
Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина
Г.А. «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:
Внедрение информационных технологий
в работу архива//Секретарское дело». 2003.
№12
- Бобылева
М.П. «Эффективный документооборот: от
традиционного к электронному». М., 2004.
С.66.
- Клименко
С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. «Электронные
документы в корпоративных сетях:
второе пришествие Гуттенберга».- М., 1999
- Сысоева Л.А.
«Системы электронного управления
документами//Секретарское дело» 2003. №1
- Электронное
правительство: Рекомендации по внедрению
в Российской Федерации/Под ред. В.И. Дрожжинова,
Е.И.Зиндера. М.: Эко-Трендз, 2004.