Проблемы реализации документированной информации или информационные барьеры

       ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..2

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩНОСТИ ПОНЯТИЙ ИНОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТА………………………………………………………………………..5

     1.1Понятие информации……………………………………………………...5

     1.2 Понятие документа………………………………………………………..7

2.ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА…………………………12

     2.1  Документированные информационные  свойства…………………….12

     2.2 Информационные  ресурсы и источники документированной информации. ………………………………………………………………………..17

     2.3 Носители документированной информации…………………………...22

3. ПРОБЛЕМЫ РЕАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ИЛИ ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ………………………............................32

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА………….34 

 

       ВВЕДЕНИЕ 

       «Информационные свойства документа» - одна из важных и  актуальных тем на сегодняшний день.

       Тема  работы актуальна потому, что информационные процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

       Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами  является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

       Именно  эти положения и определяют актуальность темы работы.

       Актуальность  исследования определила цель работы.

       Целью работы является рассмотрение информационных свойств документа и его информационных составляющих.

       Изучение  информационных свойств документа  состоит в раскрытии содержания понятий информация и документ, а  также в выявлении их основных функций. Документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. Не стоит забывать, что документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Отсюда вытекает проблема информационных барьеров, и изучение свойств документированной информации помогает найти пути её решения. 

       Объектом  работы является информационные свойства документа.

       Основные  задачи:

1. Изучить литературу по проблеме исследования.
2. На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о понятии информации и документа.
3. Рассмотреть сущность и специфику информационных свойств документа.
4. Проанализировать сущность информационных ресурсов, источников информации и её носителей.
5. Раскрыть проблему реализации документированной информации.

       Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит  из введения, трёх глав и заключения. Данная работа опирается на учебное  пособие Ларькова Н.С. «Документоведение». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩНОСТИ ПОНЯТИЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТА

 
       

1. Понятие информации

 

       Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем очевидным  фактом, что достигнутый прогресс и дальнейшее развитие практически  всех сфер жизнедеятельности человека основываются на информации и достижениях  информатики – науки изучающей  информацию с точки зрения её практического  применения. Роль информации в личной, профессиональной и социальной жизни  человека столь велика, что трудно дать какое-либо одно определение этому  понятию. Термин «информация» происходит от лат. «informatio», что означает «сведения, разъяснения, изложение».  В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и тому подобное. Информация передается в виде сообщений, определяющих ее форму и представление. Примерами сообщений являются: музыкальное произведение; телепередача; команды регулировщика на перекрестке; текст, распечатанный на принтере; данные, полученные в результате работы составленной вами программы, и так далее. При этом предполагается, что имеются источник информации и получатель информации.

       Центральное понятие, определеннее основное содержание и само существование документа  такового,- это понятие «информация».¹

       Несмотря  на то, что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, строгого и  общепризнанного ее определения  до сих пор не существует, поэтому  вместо определения обычно используют понятие об информации. Понятия, в отличие от определений, не даются однозначно, а вводятся на примерах, причем каждая научная дисциплина делает это по-своему, выделяя в качестве основных компонентов те, которые наилучшим образом соответствуют ее предмету и задачам.² Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

1. «Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2. Информация - это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3. «Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4. «Информация - это то, что уменьшает неопределённость события».

       А, к примеру, в Толковом словаре  русского языка С.И. Ожегова даны такие определения понятия информации:

1. Информация – это «сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством».
2. Информация – это «сообщение, осведомляющее о положении дел, о состоянии чего-либо».

       Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных  актах. Так, в соответствии с ФЗ  «Об информации информационных технологиях  и о защите информации» от 26 июля 2006года информация -  это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы  их представления».

         В широком смысле информация  – это отражение реального  мира. Сообщение несет информацию  для человека тогда, когда заключенные  в нем сведения являются для  него новыми, то есть пополняют  знания, и понятными, то есть  новые сведения логически связаны  с уже имеющимися знаниями. Знание – это осознанная информация. Отсюда следует, что информация – это какие-либо сведения (сообщения, данные) воспринимаемые и осмысляемые человеком или техническим средством и дающие новое знание.

       Информация  обладает рядом свойств, таких как  коммуникативность, то есть  способность  к обмену, возможность обработки  и передачи, накопления и сохранения и некоторые другие. Эти свойства изначально используются для целенаправленного  воздействия на людей, в целях  согласования и координации их совместной деятельности, то есть в управлении. Эффективность процесса управления определяется качеством информации, видами и средствами её передачи и  обработки.

         Качество информации должно отвечать  как минимум следующим требованиям:  быть достоверной, оперативной,  комплексной. Достоверность информации  определяется степенью соответствия  её содержания реальному состоянию   объекта управления; оперативность  информации означает быть своевременной,  такой чтобы за время её  передачи и обработки состояние  объекта управления не подверглось  изменения; комплексность информации  означает всесторонность отражения  действительности объекта управления. Из других требований к качеству  информации можно указать   такие, как доступность, логичность, лаконичность.

         Носителем информации является  документ. 

       

2. Понятие документа

 

       Документ  сопровождает человека от рождения до самой смерти, и в нем фиксируются  важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение  специального среднего или высшего  образования, вступление в брак и  так далее. В далёком прошлом  документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее.³

         И так, документы появились  вместе с письменностью – вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитие  письменности, как средство общения,  передачи информации. Появление  письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной  технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта  и зафиксировать её на каком-либо  материале с целью последующей  передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная  информация, то есть документ. Информация, зафиксированная на материальном  носителе, выполняла в древности  роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию  документа первоначально обращалось  основное внимание. Понятие «документ»  идёт от латинского слова «docco»,что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco»-«documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии в практической деятельности человека и во многих отраслях науки, включая сферу документоведения и управления, закрепилась как специальный термин.

       В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. На всём протяжении 18 века в определении  понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое значение. Между  тем сам этот термин в течение  длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». Управленческий характер  документа как носителя информации, предназначенной для  организации  и координации совместной деятельности людей, утвердился позднее, в 19 веке. Это  нашло отражение  в знаменитом словаре В.И.Даля, где  документ определялся как «всякая  важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».  В дореволюционной России и вплоть до 20-х годов термин «документ» не употреблялся. Позднее, начиная от 30-х годов 20-го столетия, в нормативных актах Советской власти появился термин «служебный документ», а за тем влилось понятие «документ» в отдельности с его различными толкованиями. Например,  в  толковом словаре русского языка С.И. Ожегова  документом  являлись:

1. деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что- нибудь;
2. удостоверение; официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя;
3. письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

       С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени  в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами  осуществляется преимущественно с  помощью компьютерной техники. Таким  образом, прочно вошли в сферу  документационного обеспечения  управления электронные документы. Во второй половине 1990-х годов вошёл  в употребление и сам  термин «электронный документ». Точного определения  ему ещё нет, но мы представили  самые распространенные.

       Электронный документ:

1. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.
2. Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
3. Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
4. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

       Со  второй половины 20го века термин «документ»  стали закреплять в государственных  стандартах. На данный момент действует  Государственный стандарт РФ ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утверждённый Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). В данном стандарте определение  базируется на трёх основных признаках:

       - документ как носитель информации;

       - документ как материальный объект;

       - документ как зафиксированная  информация с возможностью её  идентификации.

       Исходя  из приведённых характеристик, ГОСТ 51141-98 даёт следующую формулировку определения термина «документ»: документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.