Распорядительные документы предприятия

     Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, второй - подшивается  в дело. При наличии в справке  сведений финансового характера  она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по основной деятельности предприятия  с важными выводами и предложениями  могут храниться постоянно [8].

     2.5 Объяснительная записка

     Объяснительные  записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

     Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели  к каким-либо нарушениям.

     В зависимости от важности освещаемого  вопроса объяснительные записки  могут храниться от 1 года до 5 лет. [8] 
 
 
 
 
 
 
 

3 Распорядительные документы предприятия

3.1 Приказ

     Внутренние  распорядительные документы предприятия  играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. В настоящее время внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

     Приказ [7] - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

     Приказы предприятия делятся на две большие  группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

     Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и  другим производственным вопросам относятся  к приказам по основной деятельности.

Приказы руководителя могут издаваться по самым  разным вопросам, например:

• о распределении служебных помещений;
• о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
• о нарушении правил транспортировки грузов;
• о создании рабочей группы по проекту;
• о премировании сотрудников коммерческого отдела;
• о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.

     Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

     Проекты приказов готовятся специалистами  предприятия по поручению руководителя.

     Приказы оформляются на общем бланке предприятия  или на бланке приказа.

     Приказ  должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в  валовом порядке с января по декабрь  в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

     Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

     Основанием  для издания приказа являются:

• нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

     Приказы подписываются руководителем или  его заместителями, которым предоставлено  такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его  в действие.

     Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия  с его содержанием. Один экземпляр  приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных  за его исполнение. На нижнем поле документа  или на обороте листа сотрудник  пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям для работы.

     Аналогично  происходит работа с такими управленческими  документами, как решения и распоряжения.

     Приказы по основной деятельности предприятия  хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным  вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) - 5 лет [8].

     3.2 Распоряжение

     Распоряжение [7] - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

     Распоряжения  могут быть изданы по следующим вопросам:

• о распределении обязанностей между руководством компании;
• о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
• о применении правил работы с конфиденциальными документами;
• о сроках предоставления авансовой отчетности;
• о порядке использования служебного автотранспорта;
• о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.

     Распоряжения  подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.

     Распоряжения  составляются и оформляются аналогично приказам. Распоряжения нумеруются порядковыми  номерами в пределах календарного года.

     Распоряжения  предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным  вопросам - 5 лет.

     3.3 Решение

     Решение [7] - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

     Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     В констатирующей части излагаются состояние  вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения  является нормативный документ, то в констатирующей части указываются  наименование, дата, номер и заголовок  этого документа.

     Распорядительная  часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

     Распорядительная  часть документа должна содержать  перечень мероприятий и действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны  структурные подразделения предприятия  или должностные лица. Текст решения  может делиться на пункты. Если решение  вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.

     Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно [8]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, написание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов - как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях, маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. А на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов - в процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

     прием документов;

     первоначальная (экспедиционная) обработка;

     предварительное рассмотрение и распределение;

     регистрация;

     рассмотрение  документов руководством;

     исполнение  резолюций;

     подшивка  исполненных документов в дело.

     Следует помнить, что система внутренней документации должна быть единообразной во всей организации, т.е. устанавливается одинаковая система составления бумаг, их регистрации, хранения, контроля над исполнением и пр.; начинать составление любой деловой бумаги с постановки цели; помнить, что хорошо написанные инструкции дают нам возможность добиваться новых и новых успехов гораздо быстрее; регулярно архивировать документы и своевременно уничтожать архивы, не позволяя себе становиться рабом бумаг; использовать электронные средства для упрощения внутренней коммуникации; не забывать, что информация и коммуникации - основа существования любой организации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия или связи с внешним миром, само его существование оказывается под угрозой.

Библиографический список

Нормативно-правовые акты

1. Гражданский кодекс. Часть первая от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (действующая редакция). Ст.ст.52, 154, 420.
2. «Об обязательном экземпляре документов» федеральный закон от 29.12.94 г. № 77-ФЗ (с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля, 24 декабря 2002 г., 23 декабря 2003 г., 22 августа 2004 г., 3 июня 2005 г., 18 декабря 2006 г., 26 марта, 23 июля 2008 г.)  Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года.
3. «О сельскохозяйственной кооперации» федеральный закон от 8 декабря 1995 г. N 193-ФЗ  (с изменениями от 7 марта 1997 г., 18 февраля 1999 г., 21 марта 2002 г., 10 января, 11 июня 2003 г., 3 ноября, 18 декабря 2006 г., 26 июня 2007 г., 3 декабря 2008 г.). Гл. 3.
4. «Об акционерных обществах» Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ (с изменениями от 13 июня 1996 г., 24 мая 1999 г.) Принят Государственной Думой 24 ноября 1995 года. Ст. 11.
5. «Об обществах с ограниченной ответственностью» федеральный закон N 14-ФЗ от 08.02.98 г. Принят Государственной Думой 14 января 1998 года. Одобрен Советом Федерации 28 января 1998 года (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г., 27 июля 2006 г., 18 декабря 2006 г., 29 апреля, 22 декабря 2008г., 30 декабря 2008г.). Ст.12.
6. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  Постановление от 5 января 2004 г. N 1 Госкомстата России. Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

     Нормативно-технические  документы

Правила, инструкции

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
8. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» Федеральная архивная служба России Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России В.П.Козловым 6 октября 2000 года.

Стандарты

9. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.

Книги

…одного автора

10. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.
11. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.
12. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.
13. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

…трех авторов

14. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.
15. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

Электронные ресурсы

…локального доступа

16. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.
17. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .