Регистрация документов

     Журнальная  форма регистрации документов в  России была впервые введена еще  в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

     При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

В современной  управленческой практике журналы для  регистрации документов целесообразно  применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год).

Карточная форма регистрации

     Карточная форма регистрации делает процесс  регистрации более быстрым и  удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

     Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную  стороны. Лицевая сторона предназначена  для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

     На сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Автоматизированная (электронная) форма

регистрации документов

     Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

     При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о  документе вводится в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

     Автоматизированная  форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. 
 

1.4 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ 

     Важной  составляющей информационно-поисковой  системы по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.

     Одна  из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся  нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

     Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.

     При организации картотек используются различные схемы их построения в  зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.

     Карточки  в картотеке располагаются по группам (рубрикам) в зависимости  от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых  надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

     Систематизация  по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют  структуре организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации справочной работы.

     Номинальный принцип – это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями  документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.п.

     По  предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.

     Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.

     В соответствии с хронологическим  принципом карточки располагаются  в картотеке по датам поступления. Отправления или исполнения соответствующих документов.

     Алфавитный  принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.

     Основой для построения картотек может служить  номенклатура дел предприятия или  структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

     Часто справочная картотека делится на две части: картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

     Справочные  картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

     Одна  из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся  нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа  или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

     Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

2. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

3. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

4. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

5. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php