Рекомендации по совершенствованию документооборота

Образец протокола отражен в приложении № 5

2.3.         Деловое письмо.

Служебные письма оформляются на бланках писем, которые вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используют следующие формы изложения текста

-   от первого лица единственного числа (прошу);

-   от первого лица множественного числа (просим);

-   от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

-   от третьего лица множественного числа руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем – отметка о контроле (если  исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Классификация деловых писем

Исходя из результатов анализа деловой переписки все деловые письма можно разделить на три базовых классификационных категории:

а) официальнее деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки.

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена:

а) по официальным деловым письмам:

1) письма-просьбы;

2) письма- ответы;

3) письма-запросы;

4) письма-напоминания;

5) письма-заявления;

6) письма-подтверждения;

7) сопроводительные письма;

8) договорные письма;

9) письма-предложения;

10) письма-приглашения;

11) письма-рекламации (претензии);

12) информационные письма;

13) гарантийные письма;

14) презентационные письма;

б) по частным деловым письмам:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления;

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений;

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

Пример делового письма – приложение № 6

3.        Рекомендации по совершенствованию документооборота.

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно–распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.

3. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот.

Автоматизированные рабочие места.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест:

АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно–управленческой деятельности относятся:

1)              персональные компьютеры, объединенные в сети;

2)              электронные пишущие машинки;

3)              текстообрабатывающие системы;

4)              копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией – электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

Электронные офисные системы.

Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Заключение.

Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять!

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

        Вывод: от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

          В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

Список использованной литературы.

1.                Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г

2.                ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3.                ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4.       Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве/ В.И. Андреева // Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез». – 2005.

5.        Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич / Делопроизводство. – 2007. – №1.

6.        Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова/ Секретарское дело. – 2006. – №2.

7.                Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000

8.                Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

9.       Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 2007.

10.                  Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.