Роль секретаря в организации деловых поездок руководителя

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь  должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 
      Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись. 
      После возвращения руководителя из командировки секретарь: 
      1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия; 
      2) обрабатывает материалы командировки; 
      3) оформляет отчетные документы. 
      При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела: 
      1) обоснование необходимости командировки; 
      2) последовательность решения вопросов; 
      3) выводы и рекомендации. 
      В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить: 
      1) по какому вопросу прибыл посетитель; 
      2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему; 
      3) отметить командировочное удостоверение. 
      Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации. 
        

При соблюдении этих нехитрых правил организации поездок  командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению. 

 Подводя итоги:от того, насколько грамотно и профессионально вы подготовите командировку руководителя, во многом зависит ее результат, а соответственно и отношение руководителя к вам как профессионалу