Система документации и документооборот

     Канцелярия  крупного предприятия является центром  документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

     Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

     На  предприятиях, где применяется электронный  документооборот, службой ДОУ совместно  со службой автоматизации разрабатываются  маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п.

     Документы, поступающие на предприятие, в организацию  на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

     Документы, адресованные руководству предприятия - организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

     Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

     Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

     Поступающие оригиналы документов с электронной  копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном  носителе должен соответствовать тексту оригинала.

     Основное  назначение канцелярии заключается  в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов - проверяет, кто и когда задержат выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

     Значительная  часть проблем канцелярии возникает  из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки  документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного  контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

     Тексты  документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив  на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может  осуществляться и более мелкими  порциями, несколько раз в год.

     В организации документооборота можно  выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

     Инструкция  по делопроизводству предприятия разрабатывается  для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;
• порядок уничтожения файлов;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов[4].

3. Межбанковские расчеты

     Межбанковские платежи и расчеты -  кровеносная  система  экономики  любой страны, и  ей  присущи  все  те  характерные  черты,  которые  определяют состояние общества в целом.

       Межбанковские  корреспондентские   отношения  включают   различные   формы сотрудничества  между  банками,  основанное  на   осуществлении   банками платежей и расчетов по поручению друг друга.

       Чаще всего установление корреспондентских  отношений между банками связано с необходимостью осуществления межбанковских расчетов, которые  возникают в   результате   проведения   безналичных   расчетов   между   субъектами хозяйствования, обслуживающимися различными банками, а также при взаимном кредитовании банков, перемещении  между  ними  средств,  наличных  денег, ценных бумаг и т.д.

       Необходимость в корреспондентских  отношениях  возникает  также   и  в  тех случаях, когда банк не может оказать своим клиентам какой-либо вид  услуг или иной банк может предложить эти услуги по более  низким  тарифам,  или осуществить их в более короткие сроки.

       Корреспондентское соглашение содержит  в себе все  условия  и   порядки  на основании которых будут строиться взаимоотношения банков.

       Для  удобства  расчетов   банки-корреспонденты   открывают   друг   другукорреспондентские  счета  в  различных  валютах.  Для  торговых  партнеров наличие корреспондентских отношений между банками экспортера и  импортера имеет большое значение, поскольку  позволяет  осуществлять  без  задержек международные расчеты и избегать включения в них третьих  банков  (и  тем самым избегать дополнительных расходов).

       Увеличение объемов международных  банковских операций, расширение их видов при  одновременном  увеличении  рисков  по  подобным  операциям   вызвали изменение традиционных  взглядов  на  корреспондентские  отношения.  Если ранее банки отводили корреспондентским отношениям  второстепенную,  чисто техническую роль, то в настоящее время они  рассматриваются  банками  как инструмент  снижения  рисков  по  операциям,  важный  источник  получения дополнительной прибыли.

       Привлеченные  возможностью  получения   высоких   доходов   от   кредитных операций, многие  банки  (в  том  числе  мелкие  и  средние,  не  имеющие достаточных  резервных  средств  и  опыта)   стали   участниками   рынков капиталов.   Поэтому   корреспондентские   отношения    явились    гибким инструментом приспособления к новым условиям. Важное  значение  приобрели личные связи, и в поисках надежных партнеров  банки  стали  обращаться  в первую очередь к своим традиционным корреспондентам.

       В  рамках  работы   по   развитию   корреспондентских   отношений   банки разрабатывают и реализуют свою политику по отношению к другим  банковским учреждениям, определяют, с какими банками, в каких областях  и  на  каких условиях  развивать  операции.  Эта  работа  включает   в   себя   анализ финансового   положения   банков-корреспондентов,    их    репутации    и платежеспособности,  разработку  мер  по  обеспечению  интересов  банков, защите   от   риска   неплатежа   по   операциям    с    корреспондентом, совершенствование  условий  межбанковских   расчетов   и   повышение   их эффективности.

       Таким образом, понятие "корреспондентские отношения"  в  настоящее время вышло за традиционные рамки только договоренности между банками о порядке совершения взаимных операций и распространилось практически на все  сферы банковской   деятельности,   включая   широкий   комплекс   межбанковских взаимоотношений,  работу  по  совершенствованию  практики   международных расчетов,    качество    банковского    обслуживания    клиентуры. Под корреспондентскими  отношениями в их  современном   выражении следует понимать отношения, опосредствующие  проведение  между  банками  взаимных операций,  которые  они  совершают  по  поручению  своих  клиентов  и  от собственного имени. Понятие "корреспондентские отношения" включает формы, методы и условия совершения операций, порядок их проведения.

       Если  раньше  установление   корреспондентских   отношений   предполагало получение чисто технической возможности проведения  расчетов  с  тем  или иным   банком,   обеспечивало   определенные    гарантии    четкости    и своевременности  осуществления  расчетов,  снижение  рисков   неплатежей, конкурентоспособность предоставляемых банком услуг, то  теперь  в  рамках корреспондентских    отношений    становится     возможным     извлечение дополнительной  прибыли,  в   частности   путем   получения   оперативной информации о движениях средств на корреспондентских счетах[6].

     Заключение

     Информационные  системы существуют с древнейших времен человеческой цивилизации. Действительно, на любой стадии развития общества требует для своего управления систематизированную информацию. Особую важность в общественной жизни занимают экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами.

     Благодаря научно-техническому прогрессу современные  экономические информационные системы используют новейшие компьютерные технологии по хранению, передаче и обработке информации, необходимые для экономического анализа и принятия управленческих решений. Такие системы, обеспечивая функционирование экономических объектов. Оснащены современными техническими и программными средствами обработки информации, телекоммуникационными средствами работы в мировом информационном пространстве. Учитывая специфику и особенности функционирования экономических объектов и их систем управления, специалист по работе с экономическими информационными системами должен обладать комплексными знаниями и умениями по ряду смежных областей, связанных с информатикой, экономикой и управлением.

     Прогресс  в экономике невозможен без применения современных компьютерных технологий, которые являются основой экономических информационных систем. Информационные системы объективно оценивают экономические отношения, выявляют резервы и обеспечивают успех предпринимательской деятельности за счет принятия стратегически правильных решений[6]. 

     Список литературы

1. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. – 5-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2008. – 395с.

2. Информационные системы: Учебно-методические материалы/ Сост. А.Л. Дзюбенко, И.М.Казеев. МИЭМП, –М.: 2007.

3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

4. http://4students.info

5. Березина М.П., Крупнов Ю.С. Межбанковские расчеты - М.: АО "Финстатинформ",1993.

6. Избачков Ю.С., Петров В.Н. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – 656с.