Система коллежского делопроизводства в России (XVIII вв.)

     Коллежское  делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных  документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись  повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось много форм переписки: письма, доношения, известия, требования, ведомости.

     Обмен информацией между учреждениями определялся их соподчиненностью. Вышестоящие  организации направляли подчиненным  указы, подчиненные вышестоящим – рапорты и доношения, равные инстанции обменивались предложениями и сообщениями. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные, которые позже, как написано выше, стали называться прошениями. Возник новый документ, использующийся при ведении переписки, – справка с краткими вставками из всех документов по обсуждаемому вопросу, экстракт.

     В XVIII в. стали также развиваться  и другие системы документации:

• финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;
• военная – реляции, рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
• договорная международная – ноты, меморандумы, депеши;
• судебная – допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
• статистическая – подушные переписи, называемые ревизиями, «ревизские сказки» (результаты ревизий), губернские сводки.

     Для многих документов были установлены  официальные бланки и разработаны  правила расположения реквизитов на листе бумаги. Для некоторых документов, таких, как дипломы и патенты, были созданы генеральные формуляры – образцы, по которым они должны были оформляться.

     Так, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать  текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее – указом от 22 февраля 1714 г. – губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

     На  документах впервые появились резолюции, представляющие собой задания по исполнению. Резолюцию писали на лицевой стороне первого листа.

     В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

     Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых  случаях к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа: «Рапорт  о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

     Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные  стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.

     Подведя итог, следует сказать, что изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.  Кстати, слово «волокита» мы получили в наследство от приказного делопроизводства. Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

5. Преемственность структуры и требований к составлению современного протокола с  протоколом периода  коллежского делопроизводства  

     Как видно из проведенного анализа, составление и оформление современного протокола, как документа, берет начало из коллежского делопроизводства. Многие реквизиты установленные в документе того периода используются и в наше время. Именно в то время было создана основа разработки строения современного документа коллегиального органа. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Изучение  обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет важное значение. Оно может дать представление  о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти.

     Характерной особенностью коллежского делопроизводства XVIII в. является то, что его важнейшие основы утверждались законодательно. Также в это период были заложены основы организации учета и хранения документов.

     В начале XVIII в. создавалась новая система  государственных учреждений, причем возникновение новых учреждений оформлялось законодательно, а для многих из них издавались регламенты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство. Основополагающим законодательным актом, определившим систему коллежского делопроизводства, стал «Генеральный регламент» 1720 г.

     Принятие  «Генерального регламента» способствовало унификации документов одного жанра, устранению личного начала в практике их составления, упраздняло старые виды и разновидности документов и вводило другие, соответствующие новому типу канцелярий центральных и местных органов власти. В преобладающем большинстве случаев это сводилось к изменению названия документа, ибо большинство жанров оставались в своей внутренней сущности теми же самыми. Традиция в именовании документов, сложившаяся в приказном делопроизводстве, резко прервалась.

     Многообразие разновидностей делопроизводственных документов в рассматриваемый период обусловлено, прежде всего, сложной структурой государственного аппарата XVIII в.

     Некоторые порядки составления, хранения  документов сохранились и до наших дней. Например, составление протокола, практически все реквизиты остались с тех времен. Впервые появилось слово «архив», и по сей день, он остается, как хранилище документов.

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

     Уже следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX века при императоре Александре.

Список  использованных источников и литературы 

1. Генеральный регламент 1720 г.
2. Общее губернское учреждение 1775 г. //Свод законов Российской империи. Ч.2. Спб., 1842
3. Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержавие Петра Великого. Спб., 1997
4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001
5. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. Пособие / РГГУ. - М., 1993с
6. Илюшенко, М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (XIV – XVIII вв.) // Делопроизводство. – 1998. - № 2. – С.
7. История развития делопроизводства в СССР / МГИАИ; под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина. - М., 1974.
8. Павленко Н.И. Петр Великий. М., 1990
9. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. М.: Мастрество, 2000.
10. Шепелев Л.Е. Чиновный мир России XVIII — начало ХХ в. Спб., 1999.

Периодические издания

Журнал  «Делопроизводство» № 1 2009 года. Статья «Развитие распорядительной документации в XVIII веке» стр. 83-87.