Систематизация и хранение документов

Введение

 

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих  в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Значение и  ценность, образующихся в деятельности организаций документов, различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых: по перечню документов с указанием сроков их хранения; во-вторых: экспертным путем ведущими специалистами организации.

Таким образом, целью  данное курсовой работы является изучение экспертизы ценности и хранение документов.

Цель работы предопределяет ее задачи:

- сведения об организации текущего хранения документов;

- выявить общие принципы формирования дел;

- описать заверительную надпись;

- описать внутреннюю опись;

- описать обложку дела;

- выявить экспертизу ценности документов;

- изучить порядок передачи дел в архив организации.

 

 

1 Общая часть

1.1 Общие принципы систематизации и хранения документов

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. В специальной литературе, в качестве терминологических понятий, приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак  — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный  признак — это совокупность документной  информации, ее объединение по типизированному  виду. Например: папки, файлы с документами  о строительстве промышленного  объекта.

Авторский признак, является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим  или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический  признак, целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам.

Экспертный признак  учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

При классификации  документов, однако, используют несколько  признаков в различных сочетаниях. Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 2006 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного  обеспечения специальным классификационным  справочником, закрепляющим заголовки  дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке» (ГОСТ 16487-83).

Дело — это  совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку  с соответствующим заголовком (например, «Приказы ректора академии за 2008 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.).

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных  документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

 Лица, ответственные  в организации или структурном  подразделении за ведение дел,  обязаны обеспечить сохранность  документов.

В целях обеспечения  физической сохранности, документы  подшиваются в твердые обложки  или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив  или уничтожения они должны храниться  в рабочих помещениях или в  специально отведенных местах.

По окончании  делопроизводственного года дела постоянного  и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации  передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут  передаваться на хранение в ведомственный  или государственный архивы. Процедура  передачи дел, порядок использования  документов, хранящихся в архивах, оговорены  в нормативных документах.

На рабочих  местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах.

В текущих архивах  подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и  шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы  хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных  размеров и разной степени механизации.