Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Дальнереченский социально-экономический институт (филиал)

ГОУ ВПО  ДВГТУ (ДВПИ имени В.В. Куйбышева) 
 
 
 
 
 
 
 

      

Систематизация  и обеспечение  сохранности 

документной информации 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине «Документирование управленческой

деятельности» 
 
 
 
 
 

                                          Выполнил: студентка гр. ДР – 4610                 

                                                               

                                          Проверил преподаватель:

                                          Арещенко З.И. 
 
 
 
 
 

 

                                                  Дальнереченск

                                                           2009 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     На  предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;
• Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

     В данном реферате происходит рассмотрение и изучение систематизации и обеспечение сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание. 
 

1. Определение ценности документов и документной информации 

      Полный  цикл взаимодействия человека с документной  средой включает следующие стадии: документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций; хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

      Значение  и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

      Одни  документы необходимы только для  оперативной работы с ними в течение  довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т. д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

      В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

      Оценка  документов проводится практически  на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение  формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

      Наиболее  тесно именно регистрация связана  с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

      В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

      Экспертные  комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение.

      В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов: изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления; редакционных документов и т. д.

      Экспертиза  осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

      Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

      В соответствии с многогранностью  оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему до-кументационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

      - должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

      - должностное лицо, ответственное за архив организации;

      - специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

      - специалиста по обеспечению защиты информации и др.

      Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

      Экспертная  комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после  утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

      - ежегодно составляемая номенклатура дел;

      - описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

      - акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

      - комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

      Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

      В организациях, в процессе деятельности которых не создаются докумен-ты, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составле-ния годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

      2   Общие требования  к систематизации  документов и формированию  дел 

      Совершенствование работы аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

      Номенклатура  дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел.

      Номенклатура  дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т. е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.