Системи електронного документообігу

- обмiнятися податковими  накладними та квитанціями про  їх реєстрацію з контрагентами;

- запросити та отримати Виписки з даного реєстру;

- перевірити, зашифрувати  та зберегти електронні документи  в єдиній системі;

- за лічені секунди  відправити звіти до контролюючих  органів: Податкову інспекцію, Пенсійний фонд України, Державний комітет статистики, ФФСС з ТВП;

- отримати квитанції  про прийом та обробку відправлених  документів (звітів, податкових накладних  та інше).

Подання звітності в  електронному вигляді за допомогою  системи електронного документообігу «MEDoc» забезпечує:

- Значне зменшення  витрат на складання різних фінансових звітів відповідальної особи підприємства;

- Скорочення кількості  помилок при підготовці звітності  за рахунок здійснення внутрішньої  перевірки заповнення документів, передбаченої в системі правильного  формування звіту;

- Передачу бухгалтерської звітності в електронному вигляді без дублювання на папері за допомогою звичайного доступу в Інтернет;

- Виключення помилок,  можливих при введенні інспектором  даних зі звіту на папері;

- Значну економію часу  при поданні звітності;

- Своєчасне оновлення форм звітності відповідно до змін у чинному законодавстві за допомогою Інтернет;

- Однозначність і безпомилкову  ідентифікацію установи адресата, який надіслав файли звітності;

- Збереження конфіденційності  листування між підприємствами  та контролюючими органами;

- Захист файлів звітності  від несанкціонованого зміни;

- Юридично коректне  вирішення конфліктних ситуацій: при виникненні спірних моментів  документ в електронному вигляді,  підписаний ЕЦП, є повноцінним,  юридично значущим свідченням / доказом  і прирівнюється до власноруч підписаним паперовим документом з печаткою відповідно до чинного законодавства України.

6. Система  електронного документообігу Megapolis.DocNet.

Megapolis.DocNet – це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності. Головне завдання Megapolis.DocNet – робити електронний документообіг доступним, тим самим допомагаючи нашим клієнтам піднятися на якісно новий рівень ведення бізнесу.

Megapolis.DocNet відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів. Він створений для автоматизації документоорієнтованих бізнес-процесів, пов'язаних із загальною і операційною діяльністю організації.

Megapolis.DocNet є web-орієнтованим  додатком, що дає можливість працювати  в системі, перебуваючи в будь-якій  точці земної кулі, в тому числі  за допомогою мобільних пристроїв.

Новим рівнем розвитку систем документообігу компанії Softline стало створення продукту Megapolis.DocNet, котрий заснований на технологіях Microsoft. На сьогоднішній день випущена перша версія системи (Megapolis.DocNet 1.0), іде процес її впровадження в декількох крупних клієнтів у фінансовому секторі. Яскравою подією липня 2008 року для розробників продукту Megapolis.DocNet стала участь у щорічному конкурсі, котрий проводить корпорація Microsoft серед компаній розробників програмного забезпечення, що входять до міжнародної партнерської мережі.

Megapolis.DocNet став переможцем у номінації Enterprise  Content  Management & Forms Partner of the Year (Партнер Року в сфері рішень для підвищення ефективності роботи з інформацією та управління корпоративним інформаційним вмістом). Подібна висока оцінка зі сторони Microsoft свідчить про високий рівень розробки продукту, ефективність співробітництва Softline та Microsoft, значний потенціал системи Megapolis.DocNet.  

Важливо відмітити, що Megapolis.DocNet є першою системою електронного документообігу в Україні, що розроблена на основі  SharePoint Portal 2007.  Megapolis.DocNet   повністю відповідає концепції ECM (Enterprise Content  Management) та підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів. 

Програмний продукт Megapolis.DocNet є першим і поки що єдиним вітчизняним  рішенням на базі технології MS SharePoint в  Україну. В ньому реалізований ряд  інноваційних для ринку СНД рішень, які отримали хороші відгуки клієнтів - банків і страхових компаній.

Система електронного документообігу Megapolis.DocNet створена на основі концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів будь-якого рівня складності. Megapolis.DocNet дозволяє автоматизувати процеси створення, узгодження, затвердження, обліку, зберігання, пошуку і контролю виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації. Результат – підвищення ефективності роботи фінансової компанії в 5-6 разів.

Крім того, система є web-орієнтованим додатком, що дає можливість працювати в ній співробітникам компаній з будь-якої точки планети, де є доступ в Інтернет за допомогою сучасних мобільних пристроїв (телефонів / смартфонів, планшетів, ноутбуків / нетбуків і навіть SmartTV).

Інтерфейс системи є  дуже простим і зрозумілим, а процес обробки документів – максимально гнучким. В результаті робота з електронними документами в системі Megapolis.DocNet мало чим відрізняється від процесу роботи з паперовими аналогами (візування, підписання, розгляд). При створенні системи Megapolis.DocNet компанія «Софтлайн-ІТ» врахувала власний 15-ти річний досвід розробки та впровадження автоматизованих систем.

Для більш природного подання електронного документа  система має можливості нанесення  електронних позначок на документ, які візуально видно при його відкритті. Відмітки на електронному документі є аналог відміток, що наносяться на паперовий документ. Наприклад, відмітка про реєстрацію документа – реєстраційний номер і дата реєстрації; відмітка про підписання документа; відмітка про нанесення резолюції на документ; відмітка про виконання документа; відмітка про віднесення документа до справи. Значно спрощує роботу те, що програмісти передбачили PDF - контейнер, в якому зберігається текст документа, ЕЦП, додатки до документа (у різних форматах) та інша службова інформація – сприймати інформацію в такому вигляді і працювати з нею дуже зручно.

Дуже важливо те, що відсутня необхідність постійно перебувати в системі - замість цього користувачеві  досить переходити на відповідні завдання по посиланнях з листів-повідомлень, які приходять на його електронну пошту. А система нотифікації і нагадувань не дозволить співробітнику упустити подію, що вимагає його участі.

Враховано при розробці системи електронного документообігу Megapolis.DocNet та побажання керівників усіх ланок. Наприклад, існує можливість отримання статистики обробки документів, що дуже важливо для виявлення вузьких місць в бізнес-процесах організації, а також вбудована система управління корпоративним контентом.

Важливо відзначити, що система  електронного документообігу Megapolis.DocNet розрахована на подальший розвиток і удосконалення. Причому, це стосується, як і до самої системи, так і  оптимізації та автоматизації існуючих бізнес-процесів в організації.

На сьогоднішній день ми стоїмо на порозі широкомасштабного  використання електронно-цифрового  підпису (ЕЦП), тому дуже важливим є  можливість інтеграції системи електронного документообігу з ЕЦП. Причому в  державному секторі для створення  юридично значущого електронного документа, необхідне використання ЕЦП з посиленим сертифікатом, виданого одним з авторизованих центрів сертифікації ключів, що функціонують в Україну. Підтримка даних ЕЦП також реалізована в системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

В системі Megapolis.DocNet можна  захистити за допомогою цифрового  підпису будь-який документ – вона забезпечує їх цілісність і достовірність. На практиці це виглядає так: в організації кожному співробітнику видається ЕЦП на фізичному носії або ж прив'язана до його комп'ютера, а накладення ЕЦП на документ в Системі завжди супроводжується відображенням на документі електронного факсиміле співробітника. При цьому будь-які зміни, внесені в документ після підписання, призводять до втрати легітимності підпису та, відповідно, юридичної значимості документа.

7. Система  електронного документообігу «ДОК  ПРОФ 2.0»

Система «ДОК ПРОФ 2.0» (далі – Система) призначена для автоматизації процесів загального діловодства, діловодства звернення громадян, контролю виконання доручень керівництва, поточної роботи з документами в структурних підрозділах організації, обробки і узгодження проектів документів, ведення електронного архіву. Система має гнучкі засоби налаштування, які дозволяють реалізувати автоматизований процес діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої корпорації, підприємства чи установи зі складною організаційною структурою і видаленими філіалами.

Впровадження системи дозволяє:

• оперативно отримувати документи та необхідну інформацію для прийняття рішення;
• своєчасно отримувати сповіщення про доручення керівництва, організувати надійний контроль їх виконання;
• прискорити внутрішній документооборот, за рахунок обробки документів в електронному вигляді;
• виключити випадки втрати оригіналів документів;
• підвищити загальний рівень корпоративної культури, за рахунок єдиних правил обробки документів і використання єдиних шаблонів документів;
• значно скоротити витрати часу на пошук необхідних документів;
• здійснювати аналітичну і статистичну оцінку процесів обробки документів;
• підвищити оперативність технологічних процесів обробки документів, зменшити вплив людського фактору під час обробки даних, за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів;
• забезпечити цілісність і конфіденційність інформації.

Система "ДОК ПРОФ 2.0" призначена для автоматизації процесів загального діловодства, діловодства  звернень громадян, контролю виконання  доручень керівництва, поточної роботи з документами в структурних  підрозділах організації, обробки й погодження проектів документів, ведення електронного архіву. Система має гнучкі засоби налаштування, які дозволяють реалізувати автоматизований процес діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої корпорації, підприємства або установи із складною організаційною структурою та територіально віддаленими підрозділами.

У системі реалізовано багаторічний досвід розробки й впровадження рішень в області автоматизації діловодства та електронного документообігу, що забезпечує при її впровадженні ряд значних переваг, а саме:

• керівникам оперативно надаються документи та інформація для прийняття рішень;
• підвищується виконавська дисципліна співробітників за рахунок своєчасного інформування про доручення керівництва та організації надійного контролю їх виконання;
• прискорюється внутрішній документообіг, тому що всі документи можуть циркулювати в електронному вигляді; 
• виключаються випадки втрати оригіналів документів; 
• підвищується загальний рівень корпоративної культури; 
• значно скорочується час пошуку документів; 
• з'являються інструменти для аналітичної та статистичної оцінки ефективності обробки документів в організації;
• підвищується швидкість технологічних процесів обробки документів, зменшується вплив людського фактору в ході обробки даних за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів; 
• забезпечується цілісність та конфіденційність інформації. 

Система успішно експлуатується в: Секретаріаті Кабінету Міністрів  України; Державному комітеті України  з питань регуляторної політики і підприємництва; Адміністрації Державної прикордонної служби України; Вищій раді юстиції; ЗАТ "Оболонь"; АТ Холдинговій компанії "Київміськбуд"; ВАТ "Енергетичній компанії "Севастопольенерго"; Корпорації "Українські будівельні матеріали"; АТ "Український інноваційний банк"; Європейському університеті.

7.1. Основні характеристики  «ДОК ПРОФ 2.0»    

Система забезпечує автоматизацію  наступних основних функцій: 

• реєстрація документів;
• рух документів;
• управління завданнями;
• контроль за виконанням документів; 
• відправка кореспонденції;
• обробка звернень громадян;
• підготовка проектів документів;
• обробка документів із складною структурою;
• ведення електронного архіву документів;
• моніторинг Системи та підготовка статистичних звітів;
• обмін документами із зовнішніми системами документообігу;
• робота з документами через web-доступ;
• потокове сканування документів.