МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Томский государственный педагогический университет»

(ТГПУ) 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ 

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА 

Специальность: 100110 «Домоведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Организация делопроизводства»  

на тему: «Системы электронного документооборота в делопроизводстве» 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы 784

____________П.А.  Носова 

Проверил:

ст. преподаватель

____________А.С.  Васильев 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Томск –  2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 ВВЕДЕНИЕ

1. СОВРЕМЕННЫЙ  ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1. Основные  концепции безбумажной технологии  управления 

1.2. Назначение  СДОУ. Структура, функции и виды

1.3. Содержание  процедуры СЭДО. Контроль исполнения  документа  

2. РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

2.1. Понятие экономической информационной системы. Классы, структура, особенности корпоративной экономической системы 27

2.2. Назначение  ЭСУД, состав модулей 

2.3. Основные принципы построения ЭСУД

2.4. Назначение и содержание работ с модулем СЭДО. Требования к программному и техническому обеспечению 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

       Данная  тема очень актуальна в век информации, поскольку документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота. Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

       Целью курсовой работы является анализ особенностей современного электронного документооборота и его роли в экономической информационной системе предприятия.

Поставленная  цель достигается путем решения  следующих задач:

1. Изучить основные концепции безбумажной технологии управления.
2. Определить функции, структуру системы электронного документооборота.
3. Охарактеризовать основные принципы работы электронной системы управления документами.
4. Проанализировать требования к программному и техническому обеспечению предприятия.

ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

1.1. Основные концепции безбумажной технологии управления 

     В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Объектами управления могут быть: материальные, денежные, трудовые или информационные ресурсы, используемые при выполнении деловых процессов; сами деловые процессы, выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели; подразделения предприятия, где протекают деловые процессы, или все предприятие в целом.

     Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий  и организаций, бизнес должен успешно  адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства  компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

     Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей  при помощи двух подходов:

1. реинжиниринга бизнес – процессов;
2. перехода к безбумажной технологии управления.

     Концепция электронного документа появилась в 80–х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.

     В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными  возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

     Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей  группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько  секунд, а не минут, часов, дней, а  иногда и недель, что случается  при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

     Помимо  перечисленного, электронные документы  позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно–цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE–объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

     За  несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа  до идеи управления документами. Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

     Мощные  системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения  электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

     Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами – уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления:

1. из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;
2. факсовые сообщения, пришедшие через факс – сервер предприятия;
3. входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;
4. отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

     Многофункциональные системы управления документами развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым программным компонентам.

     Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна

позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять  документооборотом и регулировать его.

     Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

1.2. Назначение СДОУ. Структура, функции и виды 

     В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документального Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

1. документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
2. документационного обеспечения управления (ДОУ);
3. получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;
4. контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
5. организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

     Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

– делопроизводство , т.е. организация работы с документами;

– формирование и хранение архива документов.

     Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких – либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры – за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.