Служебные письма

Содержание

Введение 

1. История делового  письма

2. Служебные письма

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

4. Разновидности служебных писем

Заключение 

Список литературы

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма  на  пергаменте.  Неважно  на  чем,  но человек  старался  высказать  свои  мысли  и  чаяния   посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью  которых  человек осуществлял  обмен  информацией,  делал  предложения  и   вел   переговорное общение.

   Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

   Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

   Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. История делового  письма 

   Еще в  начале 18 века, в России  начали  издаваться  сборники  образцов документов называемые «письмовник».

      Предшественниками «письмовников»  были  «формулярники»,  известные   на Западе уже в 7 в., а в  России – с первой трети  16  столетия  (в  частности,  «формулярники»  московской  митрополичьей  кафедры)  –  описания  реквизитов документа,   расположенных   в   определенной   последовательности.   Ранние письмовники были своеобразными подручными  сборниками,  «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали  образцы  построения  документов  по  определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений,  являвшихся  неотъемлемой  частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой  вид ранних письмовников «титулярники», содержавшие сведения  о том,  как  записывать полный царский титул. Сферу частных отношений  и  частной  переписки  ранние письмовники не регламентировали.

      Для актов, сделок и прошений  обычно  использовали  гербовую  бумагу  с искусственными клеймами  и с изображением государственного  герба.  Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Требования к почерку  были  достаточно  высоки:  он  должен  был  быть четким,  чистым  и  красивым.  Цвет  бумаги,  которая  могла   быть   синей, оранжевой,  палевой  и  прочей,  авторы письмовника   советовали   выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

      Письма отправляли в конвертах,  а конверты запечатывали  облатками   или сургучом: первым запечатывали  только записки и редко письма,  все  остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч  большей  частью  красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. В советское время жанр  «письмовников»  был  подвергнут  осмеянию  как «пережиток  буржуазного  прошлого».  Частная  переписка  могла  подвергаться досмотру почтовой  цензуры,  умение  писать  письма  утрачивалось,  значение деловой  корреспонденции  недооценивалось.   При   отсутствии   конкуренции, свободного предпринимательства не  требовались  ни  красноречие,  ни  умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто  обращал  внимание  эпистолярный

этикет. 
 
 
 
 
 

2. Служебные письма

    Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

   Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста:

· от первого  лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого  лица единственного числа («считаю  необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство  не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

 В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.  Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

· письмо оформляется  на должностном бланке;

· письмо носит  конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Там же.

   Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый». Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати. По характеру информации письма имеют много разновидностей. Рассмотрим это в следующей главе. 

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

Служебные письма - это самый распространенный вид  деловых документов. Существует множество  способов классификации служебных  документов. Вот, например, некоторые  из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам;

вопросам материально-технического снабжения;

планирования;

бухгалтерского  учета;

подготовки кадров;

внешнеторговой  деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные  документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

Документооборот в организации осуществляется в  виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие  этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).