Состав документов,входящих в личное дело руководителя,специалиста,рядового сотрудника

Введение

 

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его  трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении  всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных  служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена  на работодателя – государственную  организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей  компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости  ведения личных дел работников, а  также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

1.Состав документов,входящих в личное дело            руководителя,специалиста,рядового сотрудника

 Все чаще в качестве  основного источника докумен- 

тированных сведений о  персональных данных и профессиональ-

ной деятельности сотрудника организации применяется личное

дело — сгруппированная  и оформленная в соответствии с уста-

новленным порядком и правилами  совокупность документов, со-

держащих предусмотренные  трудовым законодательством РФ

сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавли-

ваются организационно-распорядительными (организационно-

методическими) документами  ведомственных (территориальных)

органов управления.

Как правило, в первую очередь  личные дела заводятся :

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного  дела производится с целью упорядоченной  группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается  на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее  персональную ответственность за обеспечение  надлежащего обращения с этими  документами.

Формирование личного  дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с  законодательством может устанавливаться  материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией  о порядке обращения с личными  делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в  период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами  в личное дело включаются некоторые  специфические виды документов:

• список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться  в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений  и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного  листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному  листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную  форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением  личного листка по учету кадров поступающий  на работу пишет автобиографию –  документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии  должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени  началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в  выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие  правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и  близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись  работника.

 

Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководя-

щего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников  орга-

низации, а также материально  ответственных лиц) группируются

документы, представленные при поступлении на работу и обра-

зующиеся в период профессиональной деятельности указанных 

лиц на данном предприятии, в том числе:

а) анкета (с последующими дополнениями);

б) автобиография;

в) копия документа об образовании;

г) трудовой договор (второй экз.);

д) договор о материальной ответственности (для материально 

ответственных сотрудников);

е) выписки из приказов (копии  приказов) о перемещении на

другие должности;

ж) выписки из документов (копии документов) о награждении 

или о привлечении к  дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражаю-

щие сведения о персональных данных и профессиональной дея-

тельности сотрудника, подшиваются  в отдельную папку, на об-

ложке которой указываются  фамилия, имя и отчество сотрудни-

ка (в именительном падеже).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при 

этом не подшиваются):

а) справки о состоянии  здоровья сотрудника;

б) справки с места жительства;

в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внут-

ренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудни-

ка в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и последующее  ведение личного дела осуществ-

ляется сотрудником кадрового  органа (специально уполномочен-

ным сотрудником) организации  в приспособленном для этих це-

лей помещении на основании  представленных документов (заве-

ренных копий документов). Необходимые детали уточняются при 

оформлении записей в  личной беседе с сотрудником, личное дело

которого оформляется.

Несколько слов о порядке  оформления записей в процессе ве-

дения личного дела. Все  записи, производимые в документах в 

процессе ведения личного  дела, производятся от руки перьевой

или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета,

разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние 

заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью орга-

низации. В ряде случаев  для ускорения процесса оформления за-

писей в документах личного  дела допускается использование  фак-

симиле (клише) установленных  образцов.

Остановимся также на том, каким образом следует включать

новые документы в состав личного дела и изымать их. Докумен-

ты, накапливающиеся в  процессе ведения, распределяются в  лич-

ном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в 

хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важ-

ные, документы в необходимых  случаях могут помещаться в на-

чале личного дела, вне  общего хронологического и тематическо-

го порядка.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением  подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях  с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые  к личному делу.

Изъятие отдельных документов из личного дела производит-

ся с разрешения начальника кадрового органа (руководителя орга-

низации) с оформлением  соответствующей записи в графе "При-

мечание" внутренней описи. При временном изъятии документа 

на его место (между  листами соседних документов) вкладывается

справка-заместитель с  указанием даты, причин изъятия и  роспи-

сей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во вре-

менное пользование (хранение).

 

2.Хранение и порядок оформления выдачи  документов,входящих в состав личного дела.

 

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также  обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в  номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные  дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника[11].