Составление и оформление справочно-информационных документов

Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Декабря 2011 в 19:42, курсовая работа

Описание работы

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Содержание

Введение
1. Назначение и состав справочно-информационной документации
2. Составление и оформление справочно-информационных документов
2.1 Докладная и объяснительная записки
2.2 Предложение и представление
2.3 Заявление
2.4 Служебное письмо
2.5 Телеграмма
2.6 Телекс и факсограмма
2.7 Протокол заседания
2.8 Акт
2.9 Справка
2.10 Сводка, заключение и список
Список использованной литературы

Работа содержит 1 файл

Документ WordPad.doc

— 98.37 Кб (Скачать)

2.10 Сводка, заключение и список

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). 

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. 

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. 

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. 

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем. 

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. 

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др. 

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. 

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. 

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет". 

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. 

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. 

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. 

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. 

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. 

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом. 

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. 

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. 

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. 

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации. 

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 69.

2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. - Раздел 2.1.

3. Т.В. Кузнецова. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.

4. В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2001.

Информация о работе Составление и оформление справочно-информационных документов