Составление номенклатуры дел

   Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

   Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.

   Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерческий директор и т.д. 

   Дела  формируются в организации децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

   • помещать в дело только исполненные  документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

   • помещать вместе все документы, относящиеся  к разрешению одного вопроса;

   • группировать в деле документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

   • группировать отдельно документы постоянного  хранения и временных сроков хранения.

   В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

   Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

   Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

   Протоколы располагаются в хронологическом  порядке по номерам.

   Обращения граждан по вопросам работы организации  и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

   Переписка группируется, как правило, за календарный  год и систематизируется в  хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

   Экспертиза  ценности документа, оформление дел, составление  описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

   Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

   К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать.

   Инструкция  утверждается постановлением главы  администрации, приказом руководителя организации и под роспись  дается каждому работнику для  соблюдения им правил работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение 

   Если  внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел юридического лица с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного  и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным юридическим лицом, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи юридического лица.

   В этом аспекте номенклатура дел, как  источник информации о деятельности юридического лица, является гораздо  более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.

   Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми  актами, перечнями документов со сроками  хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и их соблюдение несет архив юридического лица.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы 
 

1. «Делопроизводство», Андреева В.И.: М-1996.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
3. Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
4. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.