Составление описи документов архивного фонда
Курсовая работа, 10 Марта 2012, автор: пользователь скрыл имя
Описание работы
Цель курсовой работы – рассмотреть единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации. Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы были поставлены следующие задачи:
- дать общие понятие описи;
- описать структуру описи;
Содержание
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………….. 3
Глава 1. Общие понятия об описи и этапы ее составления…………………………...…… 5
Глава 2. Справочный аппарат описи, требования к его составлению……………….…… 17
Глава 3. Организация дел и документов в пределах описи……………………………..… 19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………….. 22
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………………………………………..……………. 24
ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………….……………….……… 25
Приложение 1………………………………………………………………………… 25
Приложение 2………………………………………………………………………… 26
Приложение 3………………………………………………………………………… 27
Работа содержит 1 файл
ралине.doc
— 197.50 Кб (Скачать)После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
- крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:
1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г.
2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000-2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении - за 2002 год.
3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.
Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.
Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:
№ п/п | По срокам хранения | Порядок образования дел | Порядок включения дел в опись |
1 | 2 | 3 | 4 |
| «Постоянно» | 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов) | Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел |
| «Постоянно» | 2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним | В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления |
|
| 3. Перспективные планы и отчеты об их выполнении | Перспективные планы включаются в описи попервому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода |
|
| 4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела. | Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел |
|
| 5. Заводятся не ежегодно, а при: утверждении новых положений, уставов, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д. | Включаются в разделы описей постоянного хранения по году заведения |
| «Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное / муниципально | 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно | Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения по которой дела хранятся в организации |
|
| 2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела | Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации |
|
| 3. Дела фондов | Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации |
| Временного хранения с отметкой «ЭПК» | В результате экспертизы ценности проводится отбор документов, имеющих историческое значение | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения |
| Долговременно-го хранения (по личному составу) | 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы и распоряжения, лицевые счета) | Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу |
|
| 2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.) | Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу |
Составление заголовков единиц хранения
Составление заголовков на управленческие документы
Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид или разновидность документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов.
документ хранение архивный дело
ПЕРВЫЙ ТИП | |
Первый подтип |
|
Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.); - документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка. | «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»; «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству». «Сводный статистический отчет по итогам сева по району» (ф. 4-сф); «Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему»; «Квартальный отчет о работе департамента образования» |
Второй подтип | |
Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело». | Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»; «Личное дело Сергеева Николая Ивановича» «Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ». |
ТРЕТИЙ ТИП | |
Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов. | «Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)». |
Если в деле подшито более трех видов документов - акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов: | «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)». |
ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП | |
Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка». | «Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности» |
ПЯТЫЙ ТИП | |
Единицы хранения, содержащие печатную продукцию фондообразователей | «Коновалов В.К. Совершенствова «Борьба с беспризорностью детей - наша главная задача: Статьи / Коробов С.С., Мочалов Н.Г., Тараторкин П.А. и др. - Березники, 2003. Печатный экземпляр. |
Примечание: В результате сложившейся практики печатные экземпляры книг, брошюр и др., составляющие отдельные единицы хранения, нумеруются обычным порядком, начиная с титульного листа. Перед задней обложкой вклеивается и заполняется форма заверительная запись, указывающая количество листов в единице хранения. В описи также указывается количество листов, а не страниц.
В соответствии с ГОСТом Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» среди стандартизированных терминов с определениями имеется только термин «документ». Термин «материалы» был отменен ГОСТом 16487-83. Заголовки к единицам хранения в описях администраций сельских поселений, содержащих статистические отчеты, рекомендуется составлять следующим образом: «Годовые статистические отчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1 м, 1к. ф. 3,6,8 годовые)».
Термин «документ» применяется в двух случаях:
1. В заголовках дел, содержащих не менее трех видов или разновидностей документов (третий тип описания документов);
2. При объединении в одном деле приложений к каким-либо другим документам: «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации и документы к ним».
Ряд особенностей составления заголовков отражен ниже:
1. При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.
2. Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляет один приказ или протокол.
3. При описании статистических отчетов необходимо в конце заголовка указывать в круглых скобках номера форм статистической отчетности.
4. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной (большой) буквы, в конце заголовка.
Прежде чем заголовок из номенклатуры дел будет внесен в опись, его следует уточнить.
В начале делопроизводственного года заголовок на обложку дела - накопителя был перенесен из номенклатуры дел. Накопившиеся за год документы и подшитые после проведения экспертизы ценности в архивное дело могут не соответствовать первоначальному заголовку. Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам.
Например, папка-накопитель имеет заголовок «Документы о работе с кадрами (отчеты, справки, докладные записки)». В деле отложились только отчеты, поэтому заголовок должен быть уточнен и изменен: «Отчеты о работе с кадрами».