Составление положения о структурном подразделении

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный  университет сервиса и экономики           Контрольная работа   По  дисциплине «Делопроизводство» Составление положения  о структурном подразделении.         Выполнил(а) студент(ка) 4 курса заочного отделения Специальность 080502 Цупринова Евгения Сергеевна Проверил(а)   № варианта 11         г. Великие Луки 2012

Оглавление

Теоретическая часть. 2

1. Положения о структурном подразделении 2

Общие требования 2

Требования относительно оформления 2

1. Методика разработки положений о структурных подразделениях 2

2. Виды структурных подразделений 2

3. Состав реквизитов Положения 2

Раздел 1. «Общие положения» 2

1.1. Место подразделения в структуре организации 2

1.2. Порядок создания и ликвидации подразделения 2

1.3. Подчиненность структурного подразделения 2

1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности 2

1.5. Иное 2

Раздел 2. «Структура и штатная численность подразделения» 2

2.1. Структура подразделения. 2

2.2. Порядок изменения структуры подразделения. 2

2.3. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. 2

2.4. Штатная численность. 2

Раздел 3. «Основные цели и задачи» 2

3.1. Основные цели. 2

3.2. Основные задачи. 2

Раздел 4. «Функции» 2

Раздел 5. «Права» 2

Раздел 6. «Взаимодействие» 2

Раздел 7. «Руководство» 2

Раздел 8. «Ответственность» 2

Практическая часть. 2

1. Письмо (благодарственное). 2

2. Приказ. 2

3. Акт. 2

4. Протокол. 2

5. Должностная инструкция (менеджера предприятия). 2

6. Положение о структурном подразделении. 2

7. Штатное расписание. Приложение №1. 2

8. Договор. 2

Список используемой литературы: 2

 

 

Теоретическая часть.

1. Положения о структурном подразделении

Общие требования

Предприятия, учреждения и организации (далее — организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами. Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур. Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых.

В каждой организации  должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т. д.).

Положение - нормативно-правовой акт, определяющий порядок создания и деятельности предприятий, учреждений и организаций, их структурных подразделений, а также организаций, принадлежащих к сфере их управления, функции, права, обязанности, основные правила организации работы и взаимоотношения. Это может быть также свод правил, регулирующих определенные направления деятельности.

По своему статусу положение о структурном подразделении (далее - положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников.

Проект положения  разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании  типового положения о соответствующей  службе. Например, для разработки положения  об отделе кадров в государственном  учреждении можно воспользоваться  Типовым положением о кадровой службе органа исполнительной власти утвержденным постановлением Кабинета Министров.

Разработчиком проекта  положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению  деятельности организации, работник подразделения  или специалист в области трудового  права и управления.

Подготовленный проект положения обязательно согласовывается  с юридической службой организации, по необходимости - с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует. Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения).

 

Требования относительно оформления

Положение должно быть оформлено на общем или специальном  бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4. Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации).

Если положение  печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:

название организации  высшего уровня (при наличии);

название организации;

название структурного подразделения;

гриф утверждения;

название положения;

место издания или  создания;

регистрационный номер  документа;

заголовок к тексту положения;

текст;

подпись;

гриф согласования;

визы.

Текст положения можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими  цифрами. Номер каждой составной  части текста должен содержать в  себе все номера соответствующих  составных частей более высоких  степеней деления.

 

1. Методика  разработки положений о структурных  подразделениях

Положение о структурном  подразделении является локальным  нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре  организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения  с другими подразделениями организации, ответственность подразделения  в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством  не установлены, каждое предприятие  самостоятельно решает, какие вопросы  организации деятельности конкретного  подразделения должны быть урегулированы  в этих локальных нормативных  актах. Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения  разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение  представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может  быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз  для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие  рекомендации. Как следует из Квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного  постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой  положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации  и оплаты труда. Поскольку такое  подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел. В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение  самостоятельно разрабатывает для  себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила  и требования к этим локальным  нормативным актам.

Общее руководство  работами по составлению положений  о структурных подразделениях, как  правило, осуществляет заместитель  руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

 

2. Виды структурных  подразделений

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с  тем, какой вид подразделения  создается. Наиболее распространенным является структурирование организации  на следующие подразделения:

1) управления. Это подразделения,  образованные по отраслевому  и функциональному признаку, и  обеспечивающие реализацию отдельных  направлений деятельности организации  и осуществляющие управление  организацией. Обычно они создаются  в крупных компаниях, органах  государственной власти и местного  самоуправления и объединяют  в своем составе более мелкие  функциональные подразделения (например, департаменты, отделы);

2) отделения. На  отделения чаще всего структурируются  лечебно-профилактические, медицинские  учреждения и организации. Это  обычно отраслевые или функциональные  подразделения, так же как и  управления, объединяющие в своем  составе более мелкие функциональные  подразделения. На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;

3) департаменты. Они  также представляют собой подразделения,  структурированные по отраслевому  и функциональному признаку, которые,  так же как и управления  обеспечивают реализацию отдельных  направлений деятельности организации.  Обычно, такие подразделения создаются  в органах государственной власти  и органах местного самоуправления; они объединяют в своем составе  более мелкие структурные единицы  (чаще всего — отделы). Департаменты  также создаются в представительствах  иностранных компаний и в компаниях,  в которых управление организуется  по западным моделям;

4) отделы. Под отделами  понимаются функциональные структурные  подразделения, отвечающие за  конкретное направление деятельности  организации или за организационно-техническое  обеспечение реализации одного  или нескольких направлений деятельности  организации;

5) службы. «Службой»  чаще всего называют группу  объединенных по функциональному  признаку структурных единиц, имеющих  родственные цели, задачи и функции.  При этом управление или руководство  этой группой осуществляется  централизованно одним должностным  лицом. Например, служба заместителя  директора по персоналу, может  объединять отдел кадров, отдел  развития персонала, отдел организации  и оплаты труда, другие структурные  единицы, выполняющие функции,  связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем  директора по персоналу и создается  для реализации единой кадровой  политики в организации.

Служба также может  быть создана как отдельное структурное  подразделение, образованное по функциональному  признаку и предназначенное для  обеспечения деятельности всех структурных  подразделений организации в  рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным  подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений  организации. Служба охраны труда также  чаще всего создается как самостоятельное  структурное подразделение и  для реализации вполне конкретной задачи — для координации деятельности по охране труда во всех структурных  подразделениях организации;

6) бюро. Эта структурная  единица создается либо в составе  более крупного подразделения  (например, отдела), либо как самостоятельное  подразделение. В качестве самостоятельной  структурной единицы бюро создается  для ведения исполнительной деятельности  и обслуживания деятельности  иных структурных подразделений  организации. В основном «бюро»  традиционно называют структурные  единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой. 
Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например, цеха) или единицы, обслуживающие производство (например, мастерские, лаборатории).

Обоснование создания того или иного самостоятельного структурного подразделения, как правило, увязывается с традициями организации (признанными или неформальными), методами и целями управления. Косвенно на выбор вида подразделения влияет численность персонала. Так, например, в организациях со среднесписочной  численностью работников свыше 700 человек  создаются бюро охраны труда при  штатной численности работников 3 — 5 единиц (включая начальника). Если в штат структурного подразделения, отвечающего за обеспечение охраны труда, входит 6 единиц, то оно именуется  отдел охраны труда. Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно обнаружить следующую зависимость: штатная численность управления составляет не менее 15 — 20 единиц, отдела в составе управления — не менее 5 единиц, самостоятельного отдела — не менее 10 единиц.