Свойства и особенности документированной информации

Следует различать  полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего  объёма информации, предназначенной  для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно  прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё  для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё  подряд.  

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что  в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в  русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой  избыточности человек не в состоянии  длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного  напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. 

Информация может  быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как  ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации. 

С полнотой связана  достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С  увеличением полноты достоверность  увеличивается. Однако происходит это  лишь до тех пор, пока не наступает  сверхизбыточность информации, которая  уже перестаёт влиять на степень  её достоверности.  

Достоверность зависит  от источника информации, прежде всего  от уровня его компетентности, от субъективизма  в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся  человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности.  

Проблема достоверности  информации нередко бывает связана  с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно  искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность  относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут  отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений. 

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это  не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.  

С новизной связана  своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени. 

Одно из свойств  документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем. 

Защищённость - свойство документированной информации, которое  характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения  её со стороны других лиц. 

Ещё одним свойством  информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя. 

Наконец, важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе  фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также  задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).  

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной  информации. Они находят своё выражение  в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

2.2. Информационные  уровни документа 

Одним из важнейших  внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного  измерения.  

Каким образом можно  подсчитать количество информации в  документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два  предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее  время отсутствует универсальная  мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют  информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для  соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет  свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный  и др. 

Для определения  количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным  методом измерения. Поскольку документированная  информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о  её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив  их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в  архивохранилищах. Для аудиовизуальных  и машиночитаемых документов могут  быть использованы такие единицы  измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п. 

Информационный объём  письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и  авторских листах, перейдя, таким  образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и  др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 смІ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.). 

В информатике количество информации определяется с помощью  такой единицы измерения как  бит (двоичная цифра, используемая для  кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд. байт. 

Однако физический объём документа, также как и  количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о  реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные  авторы вообще считают подобный подсчёт  невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения  реального количества документированной  информации предлагаются различные  способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое  конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа.  

Содержание всей информации в определённой информационной системе называется “тезаурус” (от греч. “thesauros” - запас). “С точки зрения информативности тезаурус каждого  сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что  дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум”.  

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса  автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей  квалификации; 3) сложная ассоциативная  информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как  и вообще невозможен творческий процесс  во многих других областях человеческой деятельности. 

Цифровая оценка информативности осуществляется путём  составления двух списков дескрипторов (от англ. “descry” - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих  смысловую нагрузку и нередко  именуемых ключевыми словами. В  первый список помещаются все дескрипторы  документа, а во второй - дескрипторы  получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.  

Отношение информативности  к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.  

Информационная ёмкость  и информативность документа  зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и  т.п.  

Одним из важнейших  внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу  внутренней организации информацию можно разделить на две группы: 

логически неупорядоченный  набор сведений (данные);  

логически упорядоченный  набор данных.  

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся  основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое  делится на главы, разделы, абзацы. Повышение  уровня внутренней организации любой  документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых  решений.  

Таким образом, изучение информационных свойств документированной  информации, хотя на первый взгляд и  может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного  обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных  текстов; в процессе свёртывания  информации либо, напротив, преднамеренного  создания в необходимых случаях  её избыточности; в ходе анализа, критической  оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

2.3. Проблемы поиска  и трансляции документированной  информации 

Важнейшими свойствами документированной информации, как  уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими  свойствами непосредственно связана  трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что  документированная информация практически  не используется в месте своего возникновения  и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как  субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как  процесс, состоящий из различных  стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.  

В свою очередь, поиск  документированной информации самым  тесным образом связан с проблемой  её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым  данным, разработчик или исследователь  примерно половину своего рабочего времени  тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую  информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между  тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библиограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Он предложил модель рассеяния информации, ставшую впоследствии классической: