Технология и автоматизация делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ

Задание 1. Составить опорные карты к  статьям ………………………………. 3

1. Прямая линия. Номенклатура дел. А.К. Горбач ……….……….….. 3
2. Прямая линия. Электронный документооборот ….………………… 8
3. Открытые офисные форматы для передачи документов в электронном виде. Н. Дятлова ………………..……………..……………………………..…..   12
4. Прямая линия. Документы коллегиальных органов. Протоколы (выписки из протоколов) и акты. Г.П. Краснокуцкая ….……………………....  16

Задание 2. Вопрос 4. Студенческие документы  …………………………….…. 19

Задание 3. Вопрос 5. Распорядительные документы ……….…………….…... 20

     5.1. Приказы по основной деятельности  ………………….…………….…. 20

     5.2. Приказы по личному составу  ………………………….……………...... 21

Задание 4. Вопрос 6. Справочно-информационные документы …………….. 23

Задание 5. Вопрос 7. Документы, входящие в состав личного дела ……...... 24

Задание 6. Вопрос 8. Деловое письмо ………………………..…………….…. 25

Задание 7. Вопрос 9. Переписка с иностранным  корреспондентом ……...… 26

Список  используемой литературы ………………………………………..…... 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание 1. Составить опорные карты к статьям из журнала «Секретарское дело». – 2009. - №№1, 2, 3, 11.

1. Прямая линия. Номенклатура дел. Журнал «Секретарское дело». -2009.- №1.

     Дорогие читатели!

     Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие 
на прямую линию по теме «Номенклатура дел»,  которая проходила 28 ноября 2008г. Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач — юрист, главный редактор журнала «Юридический мир», ведущий горячей линии по кадровым вопросам.

     В обязанности какого структурного подразделения либо специалиста 
входит составление номенклатуры дел?

     В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль над соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.

     В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который по сути и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив. Этим сотрудником разрабатывается Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой, архивом по личному составу при городском (районном) исполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.

     В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации и перед утверждением подлежит согласованию с государственной архивной службой.

     Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступить непосредственно к разработке номенклатуры дел. К данному процессу привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.

     Номенклатура дел на следующий год утверждается обычно в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?

     Да, действительно, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Впоследствии такие дела придется расформировывать (перешивать), что потребует не только материальных, но и временных затрат. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года,

то есть, как только начинается ее деятельность, а затем - к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.

     Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вписываются от руки в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек).

     Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

    Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Перечни являются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

     В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов:

    1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию,      управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

  2) Перечень типовых документов  органов государственной власти  и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006    № 82.

     Данные перечни устанавливают единые сроки хранения и являются обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с указанными документами.

     Насколько обязательно наличие в организации номенклатуры дел? Можно ли обойтись без нее? Будет ли являться отсутствие номенклатуры дел нарушением и какая ответственность предусмотрена законодательством за подобное?

     Без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации.

     Статьей 4 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от  06.01.1999№236-3) (далее-3акон о НАФ) установлено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, а также физические лица обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными Законом о НАФ и иными актами законодательства.

     В соответствии со ст. 5 Закона о НАФ документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь, являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.

     Поэтому ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений - наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения согласно ч. 2 ст. 12.1 КоАП влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин. ® 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Прямая  линия. Электронный документооборот. Журнал «Секретарское дело». -2009.- №2.

      Дорогие читатели!

     Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Электронный документооборот», которая проходила 23 декабря 
2008 г. Беседу вел член Российской гильдии управляющих документацией и 
Союза юристов Беларуси.

       Каков порядок хранения электронных документов?

     Хранятся электронные документы в виде файлов на сетевых (или локальных) дисках компьютеров в зависимости от степени важности и круга доступа к ним. Файлы группируются в папки обычно в соответствии с назначением соответствующего документа, кругом доступа к нему работников и т.д.

     Все входящие электронные документы должны обязательно проходить процедуру антивирусного контроля.

     Входящие по электронной почте электронные документы могут автоматически размещаться в почтовые ящики получателей и становиться доступными соответствующим работникам.

    Входящие по другим каналам коммуникаций электронные документы в виде файлов могут переноситься сразу в сетевые папки подразделений-получателей или же распечатываться и передаваться для регистрации и рассмотрения. Электронный документ большого объема может быть распечатан частично (сопроводительное письмо, титульный лист, содержание) и с отметкой о папках размещения файлов передаваться в приемную. Все распечатанные на бумажных носителях файлы входящих электронных документов обрабатываются в порядке, установленном для «бумажных» документов.

     Как выбрать эффективную систему автоматизации делопроизводства и документооборота?

    На рынке программных средств обращается много систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) иностранных и национальных производителей, существует много материалов, посвященных сравнению САДД между собой, поэтому зачастую сложно сделать правильный выбор. Руководитель при необходимости автоматизации управления документами должен в первую очередь определить перечень требований к САДД, чтобы успешнее решать стоящие задачи и оправдать инвестиции во внедрение системы.