Требование к тексту. Особенности языка и стиля служебных записок

В порядке надзора...; В связи  с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование  предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На  размеры предложений в деловом  языке не очень влияет даже наличие  или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты  встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией  было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять  с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря  на то, что подобные обороты встречаются  в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они  не соответствуют нормам общелитературного  словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой  речи охватывает все уровни языка  — и лексику, и морфологию, и  синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально  ориентированный тип языкового  нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая  ситуация — стандартизованная речевая  манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены  для передачи весьма специфичной  производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных  многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование  готовых, прочно вошедших в деловой  обиход словесных формул и конструкций  позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно  облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно  не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой — напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, — в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

 

2. Распоряжение

 

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

- о  распределении обязанностей между  заместителями руководителя компании;

- передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

- применении правил работы с конфиденциальными документами;

- сроках предоставления авансовой отчетности;

- порядке использования служебного автотранспорта;

- проведении ежегодной диспансеризации  работников и т.п.

Распоряжение государственного или  муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок  к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части указывают основания издания распоряжения;

- в распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам пройти инструктаж или работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.

 

ЗАО «РОСТЕРМИКА»

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

15.05.2006 № 15

 

О подготовке к семинару

«Актуальные вопросы

управления архивным делом»

 

В связи с проведением 31 мая 2006 года семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом» ПРЕДЛАГАЮ:

1. Ведущему специалисту Управления сбыта информационных систем Кондратьеву А.С. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)».

Срок исполнения до 20.05.2006.

2. Ведущему специалисту Управления производства и внедрения информационных систем Покровецкому В.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) – официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок исполнения до 25.05.2006.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Юдакову Е.А.

 

Генеральный директор Подпись __________ В.И.Ковригин

Соловьева 236 01 26

rasp15.doc

 

Список  использованной литературы

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И.Басаков, О.А.Замыцкова. – М., 2000.
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.
3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.
4. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. - М., 2000.
5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. – М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
6. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю.Чуковенкова – М.: Издательство Дело, 2004.