Требования к языку и стилю документов

Требования  к языку  и стилю  документов

 

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам  и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

 

· однозначность  используемых слов и терминов;

 

· нейтральный тон  изложения;

 

· соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность  изложения;

 

· смысловая достаточность  и лаконичность текста.

 

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую  и  практическую значимость.

 

Смысловая точность письменного  высказывания в значительной степени  обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа  должно употребляться только в одном  значении, принятом в официально-деловой  письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут  вызывать слова-паронимы (слова, близкие  по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

 

Следует различать: представить (предъявить, показать, представить  отчет)

 

предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо, предоставить справку);

 

гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией, гарантийный талон)

 

гарантированный (обеспеченный законом, договором, гарантированный  отдых)

 

проводить (осуществлять что-либо, проводить совещание) и др.

 

производить (вырабатывать, изготавливать, производить товары).

 

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов синонимов  также может приводить к смысловым  нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.

 

Обратите внимание на правильное и неправильное употребление этих слов:

 

ПРАВИЛЬНО: построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку. НЕПРАВИЛЬНО: возвести склад, соорудить  киоск, воздвигнуть жилой дом 

 

При употреблении терминов в  деловой документации необходимо следить  за тем, чтобы термин был понятен  как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным  и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

 

· дать официальное  определение  термина, например: факторинг - продажа  права на взыскание долгов;

 

· уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной  лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

 

· убрать термин и  заменить его общепонятным словом или  выражением.

 

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное  использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов, например:

 

эксклюзивный вместо исключительный;

 

апеллировать вместо обращаться;

 

прерогативы вместо исключительное право.

 

В документах не должны употребляться  слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а  акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный  выше.

 

Довольно часто  в текстах  документов встречаются  ошибки, вызванные  неправильным употреблением  предлогов  по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

 

Вместе с тем  не допускается  употребление предлога  по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

 

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

 

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) - после  него. Например: актуальный вопрос, оптовый  рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

 

При сочетании согласованного и несогласованного определений  первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.

 

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство  слов в письменной деловой речи употребляется  только с одним словом или с  ограниченной группой слов. Например: приказ - издается; контроль - возлагается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантируется); должностные оклады - устанавливаются; порицание - выносится; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность - высокая, низкая; расчеты - предварительные, окончательные и т. п. - именные сочетания.

 

При выборе устойчивого  языкового  оборота следует учитывать особенности  фразеологии, сложившейся в официально-деловой  речи. При употреблении сравнительной  степени предпочтительней сложная  форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

 

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

 

Основное требование к  информационному насыщению  документа - это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное  для реализации коммуникативной  задачи - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

 

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура  текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие  поводом для составления бумаги, во второй - выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале  и уточняющие сведения:

 

Направляем подробное  описание автоматической системы управления.

 

Получение просим подтвердить.

 

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

 

Соединение предложений  осуществляется также с помощью  слов и словосочетаний, выступающих  в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

 

При составлении  деловых  бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово  выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или  словосочетания возрастает к концу  предложения. Расположение слов в предложении  определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения  до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

 

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года.

 

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению  арбитражного суда.

 

В первом предложении  целью  высказывания является указание срока, на который назначено погашение  задолженности. Во втором предложении  целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о  необходимости погасить задолженность.

 

К стандартным аспектам языка  деловой письменной речи относится  унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются  слова, словосочетания, характеризующиеся  высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения  и т. д.

 

Сокращения, используемые в  текстах документов, подчиняются  определенным правилам:

 

1. Сокращения должны  быть  единообразны на протяжении  всего  документа. Недопустимо  сокращать  одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в  одном месте полностью, а в  другом сокращенно.

 

2. Нельзя сокращать   слово, если оно является единственным  членом предложения.

 

3. Не допускается  сокращение, если оно может повлечь за  собой двусмысленность в восприятии  фразы.

 

4. Сокращение слова   до одной буквы не допускается,  кроме случаев традиционных текстовых   сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт)  и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).

 

Речевой этикет в  документе. Этикет - установленный порядок поведения  где-либо. Деловой этикет - это порядок  поведения, установленный в сфере  делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

 

В письменном деловом  общении  этикет проявляет себя в  форме  и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения  просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего

 

В деловой переписке  использование  этикетных средств также носит  регламентированный характер.

 

Обращение - это апелляция  к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время  обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно  к должностному лицу.

 

При обращении к  адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного  знакомства.

 

Наиболее общей  формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

 

Уважаемый господин ...(фамилия)!

 

Уважаемая госпожа ... (фамилия)!

 

Уважаемые господа!

 

Правила делового этикета  требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения  к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

 

Согласно традициям  отечественного делового этикета, при  формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения  от первого лица множественного числа: