Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

ГЛАВА 2

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЁТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1 ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

              Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[1] Регистрация необходима для учёта, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.

              Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

              Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчёты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации (обращения, заявления и жалобы граждан), договоры, корреспонденции от других организации, требующие ответа или решения, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

              Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Приведём примерный перечень нерегистрируемых документов:

              - рекламные проспекты, каталоги, извещения, плакаты;

              - письма присланные в копии для сведения;

              - проекты внутренних документов и т.д.

              На практике в настоящие находят применения три системы регистрации документов:

              1. централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

                2. децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т.е. в структурных подразделениях секретарями подразделений;

              3. смешанная -  сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

              Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые  их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по личному составу и по основной деятельности, протоколы, акты, докладные записки и т.д.) , а также предложения и жалобы граждан.

              Специализированную документацию (учётно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

              Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

              Регистрацией документа должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, уметь выделить и чётко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует заголовок, владеть компьютером.

              При регистрации документов используют следующие основные справочные материалы:

      список структурных подразделений организации с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефоны;

      перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилии руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов;

      Перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации;

      список ответственных исполнителей, которые, согласно Инструкции по ДОУ, могут подписывать документы от имени организации, с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел;

      справочники - адресный и административно-территориального деления; другие специальные источники;

      Инструкцию по ДОУ организации, перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения, табель форм документов.     

2.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ

           ДОКУМЕНТОВ

              Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

              При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

      ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

      полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

              При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

              В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

              После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

              При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

      в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

      в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

      получена доплатная корреспонденция;

      полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.[1]

              Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.[2]

              На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.[3]

              Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.[4]

              При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

      если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

      если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

      если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";

      если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;

      если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

              При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.[5]

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

2.3 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

              Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

              Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.

              Все поступающие в организацию документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

              При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются от­правителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в ад­рес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для реги­страции. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конвер­ты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

              Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его пред­варительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение докумен­тов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подраз­деление или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необ­ходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90%всех по­ступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме­стителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Та­кой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность(время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время рабо­ты над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

              При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа.

              Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступа­ющих документов. Документы, адресованные конкретным долж­ностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

              Предварительное рассмотрение документов осуществляют сек­ретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, об­щими отделами, помощники руководителя и т.д. После предвари­тельного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.