Виды актов

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться Советом директоров.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
3. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
4. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)
5. График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
6. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ

     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

     Акт оформляется на общем бланке с  указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются  основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 № 15.

     После слова «составлен» указывают  наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные - в алфавитном порядке. Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.

     В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки  проделанной работы, установленные  факты, в отдельных случаях - выводы и предложения. Это - акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.

     В конце текста помещаются данные о  количестве оформленных экземпляров  акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены:

     1 -й экземпляр - в бухгалтерию института;

     2-й  экземпляр - директору института;

     3-й  экземпляр - в контрольно-ревизионный  отдел.

     Количество  экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

     Акт подписывают все лица, участвовавшие  в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее - членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

     Председатель

     Члены комиссии

     Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утверждения.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

     Термин  «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

     Существует  большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

     Все разновидности актов составляются по единой схеме.

     Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст  введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

     В качестве основания указывается  наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер  и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ 6.30 – 97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ИЗДАНИЕ (май 2000 г.) с Изменением № 1, утвержденным в январе 2000 г. (ИУС № 4 2000) // с сайта http://www.add.ru/ 
2. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
3. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003
4. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.
5. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002.
6. Спивак В.А. Делопроизводство: Ученое пособие. – СПб.: 2002.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА