Внедрение стандартов ИСО в делопроизводство России

       Методология проектирования и внедрения системы  управления документами, заложенная в  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько  «задач» (этапов), которые допускается  выполнять на различных стадиях  проектирования и внедрения системы  управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».

       Основными «задачами» предлагаемой методологии  являются:

• предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
• анализ ее деловой деятельности;
• определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
• оценка систем управления документами, существующих на рынке;
• разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;
• проектирование системы управления документами;
• внедрение системы управления документами;
• обследование системы управления документами после внедрения.

       Важная  особенность национального стандарта  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность  с точки зрения традиционного  и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы  традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно  и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами  включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую  среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры  обработки и системы хранения документов».

       Одним из нововведений данного стандарта  является стандартизированная возможность  распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет  организациям право физически хранить  документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность  за их сохранность либо на организацию  – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда  это позволяют. На современном этапе  многие коммерческие организации, чьи  офисы расположены в респектабельных  зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей  работы. При этом данный порядок  распространяется на документы как  на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется  рост числа частных архивов, предоставляющих  подобные услуги и составляющих серьезную  конкуренцию государственным.

       Несмотря  на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными  документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении  ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами. 

         В стандарте особое внимание  уделяется проблемам сохранности  документов, введенных в систему  управления документами, и, в  частности, срокам хранения этих  документов. Стандарт не определяет  эти сроки – в Российской  Федерации подобные вопросы давно  и достаточно полно проработаны  в отношении традиционных документов  и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных  документов этот вопрос вскоре  будет урегулирован. Значимость  положений национального стандарта  заключается в том, что принятие  решения о сроках хранения  документов в системе управления  документами должно происходить  на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой  деятельности, с учетом прав всех  заинтересованных лиц, а также  при оценке рисков, возможных  в случае несвоевременного уничтожения документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».

       При работе над национальным стандартом ВНИИДАД максимально адаптировал  терминологию стандарта к терминологии, используемой в отечественном документоведении, а также провел существенную редакторскую работу над самим текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив при этом аутентичность его перевода.  

4. Заключение

             В данной работе мы достигли всех поставленных перед работой задач. Мы узнали о работе международной организации по стандартизации, определили состав стандартов влияющих на документационное обеспечение управления. В данной работе так же было выявлено что использование стандартов ИСО и в частности стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 необходимо для нормальной деятельности документации в негосударственной сфере. Данная курсовая работа служит лишь общим обоснованием необходимости использования международных стандартов, но является, несомненно, актуальным на данный момент. Также следует отметить, что необходимо продолжать более глубокое использование данной проблемы, так как для еще не сформировавшейся российской системы документации в сфере управления, исследования в данном направлении имеют огромное значение. 
 
 

5. Список  использованной литературы

1. Г. Д. Крылова. Основы стандартизации, сертификации, метрологии. Юнити. 1999 г.

2. Версан  В.Г., Сиськов В.И., Дубицкий Л.Г. и  др. Интеграция производства и управления качеством продукции. - М.: Издательство стандартов, 1995.

3.   Дэниэлс Д.Д., Радебв Л.Х. Международный бизнес. - М.: Дело Лтд, 1994.

4.  «Стандарты  ИСО в области оформления документов»  А.Ю. Чуковенков, «Секретарь-референт» №1 2002 г.

5. http://www.intertrust.ru/analytics/articles/363/

6. ISO 15489-1:2001

7. ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007