Возникновение формуляра

Содержание

Введение………………………………………………………………….….....3

Глава 1. Возникновение формуляра и этапы его совершенствования…..…5

1.1. Возникновение формуляра…………………………………………....5

1.2. Формуляр при коллежском делопроизводстве…………………..…..8

1.3.Формуляр при министерском делопроизводстве…………………....11

1.4.Формуляр в первые годы советской власти………………………....16

Глава 2. Современный формуляр делового письма…………………..…21

Заключение………………………………………………………………….…25

Библиография……………………………………………………………….....26

Введение

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с  другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь  принять к сведению.

Таким образом, деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых  по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Данная работа является актуальной для нашего времени, так как необходимо знать, как была устроена государственная система управления в делопроизводстве; какие были в то время законодательные акты, в которых закреплялись правила ведения государственного управления; документы, которые отражали общественную жизнь государства и народа. Формуляр делового письма - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Целью работы является изучение возникновения формуляра делового письма.

Для достижения цели необходимо решить ряд важных задач:

      Рассмотреть возникновение документов в древней Руси

      Исследовать процесс изменения формуляра при разных системах государственного управления

      Рассмотреть сущность и специфику формуляра современного делопроизводства.

Объектом исследования в настоящей работе является история возникновение формуляра делового письма.

Предметом исследования является формуляр делового письма.

Библиография: Для написания данной работы использовалась литература по курсу документоведения и делопроизводства, в которой изучается история и организация делопроизводства в России с XVв.

Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в таких книгах, как М.П. Илюшенко «История делопроизводства в дореволюционной России»[1], Ерошкин Н.П. «История государственных учреждений дореволюционной России»[2], Кудряев В.А. «Организация работы с документами»[3], Кузнецова Т.В. и др. «Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления»[4], Ларьков Н.С. «Документоведение»[5], Куликов В.И. «История государственного управления в России»[6].

Практическая значимость: Данная работа представляет собой интерес для исследований древнерусских документов, которые изучают систему государственного управления. Так же эта работа представляет собой интерес для учащихся и студентов, которым интересно как сложились определённые традиции создания документов, которые затем переросли в правила.

Исследовательская работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка.

Глава 1. Возникновение формуляра и этапы его совершенствования

1.1. Возникновение формуляра

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти[7].

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению – князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы[8].

В этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" – какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I[9].

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно разнообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. Обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ  начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…"

или:

"… князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами…", а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…"

При  обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой "); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети – сиротами; духовные лица – богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью, а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "…вели государь мне дать…", а заканчивалось: "…царь-государь смилуйся, пожалуй…".

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

•              вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

•              постановление о финансовом управлении;

•              отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

•              постановления о полицейской деятельности воеводы;

•              определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

1.2. Формуляр при коллежском делопроизводстве

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной)[10].

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии — в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718—1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» («Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (глава 2 Генерального регламента «О преимуществе коллегий»).

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее — указом от 22 февраля 1714 г. — губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.