Правила оформления реквизитов документов

      Однако в зависимости от назначения  письма, а также от того, на  что его автор желает обратить внимание получателя, допускается использование другого порядка размещения логических частей текста. 

      Документальным этикетом предусмотрена  повторяемость одних и тех  же оборотов, характерная для  большинства деловых писем. Так, начало письма может иметь следующий вид: «Уважаемый (имя и отчество)», «Господин (фамилия)». 

      Далее можно написать слова  благодарности: «Большое спасибо  за Ваше письмо». 

ри обращении  к лицам одного профессионального  круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

      В зависимости от темы письма  можно использовать следующие обороты: «Напоминаем Вам, что...», «Пожалуйста, сообщите...», «Просьба оплатить в течение... банковских дней...» 

      Как известно, встречают по одежке. Именно поэтому «одежка» вашего  письма, а именно – бумага и  конверт, должны быть безукоризненными. В противном случае ваше письмо рискует оказаться непрочитанным в корзине с макулатурой, какая бы ценнейшая информация в нем не содержалась. Это особенно актуально для писем, представляющих компанию, предлагающих продукты, товары, услуги, а также заявления о приеме на работу. Необходимо подобрать соответствующий конверт – плотный, непрозрачный, из белой бумаги, стандартного размера. Адрес на конверте обязательно должен быть виден из прозрачного окошка или напечатан блоком. Здесь не существует никаких строгих правил и ограничений. Если вам необходимо заказать услуги или товары, запросить какую-либо информацию, то и бумагу, и конверт можно выбирать не самые дорогие, но все-таки аккуратные и качественные. 

      Если в вашей компании для  написания писем не используются стандартные бланки, тогда к бумаге также предъявляются самые строгие требования: плотная, белая, формат А4, лист без пятен и дефектов. Это наиболее актуально в тех случаях, когда вы представляете свою компанию, предлагаете сотрудничество или нанимаетесь на работу.  

 В мировой  практике делового письма признаком  хорошего тона является выражение благодарности  за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный  ответ…; Позвольте выразить признательность  за участие в….

 По  мнению специалистов, этикетные  модели выражения радости, надежды,  уверенности, одобрения, признательности  – не просто украшают текст  делового послания, лишая его  привычной сухости, но и создают  определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

  С удовольствием  приглашаю Вас  принять участие  в…; Имею честь  пригласить Вас…; Мы были бы рады  видеть Вас на…

 Следует  исключить, однако, так называемую  ложную вежливость. Вычурные выражения,  типа Будьте так любезны или  Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в деловых письмах.

 С  помощью этикетных средств, а  также средств образности можно  снять чрезмерную официальность,  сухость послания, разнообразить  интонационный рисунок текста.

 Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной  заданностью послания. Однако никакой  список рекомендуемых выражений  не позволит полностью решить  проблему официального речевого  этикета. Только культура, такт  и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

 Особенности  грамматики официально-деловой письменной  речи

Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех или иных словоформ, оборотов речи, сложившейся в отечественной школе делового письма.

 В  традиции русского делового письма  предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья. Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности.

      В конце письма выполняйте  свою подпись так, чтобы получатель  был уверен в наличии у вас  приличной авторучки, а также  в вашем уверенном воспроизведении собственной подписи. Лучше воспользоваться авторучкой с чернилами. 

    К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять  в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы. 

1.   ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1997. 

2.   Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс  делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с. 

3. Организация работы с документами: Учебник/ Под  ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
4. Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи. Средства речевой выразительности.-М.:ИНФАРМ;2004.-320 с.