Министерство  образования Российской Федерации    Московский     Государственный Университет технологий и управления

Факультет: Экономика и предпринимательство

Контрольная работа

По дисциплине: Документационное обеспечение управления 

На тему: Реквизиты управленческих документов, правила их оформления 
 
 
 

 
 
Студентки 2 курса  1 группы                                                                                                      Ф.И.О. Специальность: 080502                                                                                                     Шифр: 0516

Проверила: 
Результат проверки: 
Вх. Дата

Филиал  МГУТУ в г. Архангельске 
 
 

Содержание

Введение 3

1. Понятия «реквизит  документа», «управленческий документ» 5

2. Основные правила  составления и оформления документов 7

3.Требования  к оформлению реквизитов документов 11

4.Хранение документов. 24

Заключение 25

Список использованной литературы 26

Введение

 

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Ядро  учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая  документация;

распорядительная  документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная  документация;

документация  по обеспечению кадрами (по личному  составу);

финансовая  документация;

документация  по материально-техническому обеспечению;

договорная  документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. [1] 

      На предприятии существует следующая  организационно -  распорядительная  документация  (ОРД),   применяемая   при   оформлении  распорядительной   и исполнительной деятельности аппарата  предприятия и играющая  особую  роль  среди всех других систем управленческой документации:

      – организационные документы;

      – распорядительные документы;

      – информационно - справочные документы.

      На предприятии существует также  служба  документационного  обеспечения  управления (ДОУ), которая должна  принимать  к  обработке   только  правильно оформленные  документы,  имеющие  юридическую   силу  и  присланные  в   полном комплекте (при наличии приложений). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятия «реквизит  документа», «управленческий  документ»

 

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.¹

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.¹

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущеой деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. [3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные правила составления и оформления документов

 

    Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

    На  основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

    - права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;

    - состав применяемых в аппарате  управленческих документов;

    - компетенция руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

    - порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

    - обязательные требования к оформлению  и порядок работы с документами.

    Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

    - обеспечение юридической силы  документа;

    - создание условий для оперативного  исполнения документов;

    возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

    - возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.²

    Действующие государственные нормативно – технические  документы предназначены также  для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

    Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

    Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований³.

    01-Государственный  герб Российской Федерации;

    02-герб  субъекта Российской Федерации;

    03-эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04-код  организации;

    05-код  формы документа;

    06-наименование  организации;

    07-справочные  данные об организации;

    08-наименование  вида организации;

    09-дата  документа;

    10-регистрационный  номер документа;

    11-ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

    12-место  составления или издания документа;

    13-гриф  ограничения доступа к документу;

    14-адресат;

    15-гриф  утверждения документа;

    16-резолюция;

    17-заголовок  к тексту;

    18-отметка  о контроле;

    19-текст  документа;

    20-отметка  о наличии приложения;

    21-подпись;

    22-гриф  согласования документа;

    23-визы  согласования документа;

    24-печать;

    25-отметка  о заверении копии;

    26-отметка  об исполнителе;

    27-отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

    28-отметка  о поступлении документа в  организацию;

    29-идентификатор электронной копии документа.

    Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

    Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены  для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

    Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

    Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

    Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [7]

    В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).