Правила оформления документов

Содержание

Введение……………………………………………………………………………………………3

Стандарты оформления текстов деловых документов……………………4

Классификация документов………………………………………………………………5

Требование к структуре  текста документа……………………………………….7

Реквизиты…………………………………………………………………………………………12

Требование к оформлению текста документа………………………………..14

Оформление таблиц…………………………………………………………………………17

Заключение……………………………………………………………………………………….18

Список литературы……………………………………………………………………………19 
 
 
 
 
 

 

 Введение

В жизни  любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

От того, как оформлен текст документа, зависит  краткость, ясность и выразительность  мысли в документе. 

Правила оформления текстов  деловых документов регулируются следующими стандартами: 

ГОСТ  Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ  ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.

Форма, в  соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами  оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают  к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор  реквизитов определяется отдельно в  соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а  также сложившейся практикой  делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь  за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы  по общим и административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.  Эти документы могут составлять  работники всех подразделений  предприятия.

2) Документы  по функциям управления. Такие  документы составляют работники  финансовых органов, бухгалтерии,  отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных  подразделений Организация работы  с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

.

Документы классифицируются по именованиям: служебные  письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту  составления - внутренние (документы,  составляемые работниками данного  предприятия) и внешние (документы,  поступающие из других предприятий,  организаций и от частных лиц);

- по содержанию - простые (посвященные одному  вопросу) и сложные (охватывающие  несколько вопросов);

- по форме  - индивидуальные, когда содержание  каждого документа имеет свои  особенности (например, докладные  записки); трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении;  и типовые, созданные для группы  однородных предприятий. Как правило,  все типовые и трафаретные  документы печатаются типографским  способом или на множительных  аппаратах;

- по срокам  исполнения - срочные, требующие  исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок  исполнения не установлен;

- по происхождению  - служебные, затрагивающие интересы  предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица  и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликата;

- по средствам  фиксации - письменные, графические,  фотокинодокументы и т. д.

Подлинник - это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно  точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки  подтверждается подписями должностных  лиц и печатью. Предприятиям и  организациям предоставлено право  в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

ТРЕБОВАНИЯ  К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется  с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

•     о чем (о ком), например: Приказ о  создании нового кабинета;

•     чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря. 

К тексту документов, оформленных на бланках формата  А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа  составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ о государственных  языках. 

Тексты документов пишут только на русском языке  при направлении их:

•     в федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов РФ;

•     на предприятия, в организации и  их объединения, не находящиеся в  ведении данного субъекта РФ или  расположенные на территории других субъектов РФ. 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. 

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным  в именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. 

Графы и  строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. 

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может  содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю").

В распорядительных документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст  излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили").

В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или  выводы (акт, справка), используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). 

В письмах  используют следующие формы изложения:

•     от первого лица множественного числа ("просим рассмотреть", "направляем на рассмотрение");

•     от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу обратить внимание");

•     от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает"). 

Согласование  документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 

Например: 

Начальник административного отдела 

Личная подпись                                                   А.С. Орлова 

25.01.2011 

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом: 

Замечания прилагаются 

Начальник административного отдела 

Личная подпись                                                  А.С. Орлов 

25.01.2011 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу. 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа  на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа  и его приложения. 

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: