Правила оформления документов

СОГЛАСОВАНО 

Ректор Финансовой академии 

при Правительстве  Российской Федерации 

Личная подпись            А.Г. Грязнова 

23.04.2000 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и  др., гриф согласования оформляют по следующей форме: 

СОГЛАСОВАНО 

Письмо Российской академии 

медицинских наук 

от 30.10.2000 N 451-805 

 

При подготовке документов используются следующие  реквизиты: 

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к  тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверке  копии;

27 - отметка об  исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа. 
 
 
 
 

 

 

ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 

Текст документа  печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный  интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф  о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: 

СОГЛАСОВАНО 

↕ 1,5 интервала 

Директор  предприятия 

↕ 1 интервал 

«Контакт» 

↕ 2 интервала 

А.Н. Иванов 

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»  печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией.

Если заголовок  к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы  правого поля. Точку в конце  заголовка не ставят. 

При печатании  документов используют 8 стандартных  положений табулятора пишущей машинки:

0.   «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1.   после  5 печатных знаков для начала  абзацев в тексте; 

2.   после  16 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов;

3.   после  24 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов;

4.   после  32 печатных знаков для реквизита  «Адресат»;

5.   после  40 печатных знаков для реквизита  «Гриф утверждения», «Гриф ограничения  доступа к документу»;

6.   после  48 печатных знаков для расшифровки  подписи в реквизите «Подпись»;

7.   после  56 печатных знаков для составления  таблиц и трафаретных текстов,  для простановки кодов по ОКПО  и ОКУД, для печатания слова  «Копия» при снятии копий с  документов об образовании, со  свидетельств о браке и с  других личных документов граждан.

При наличии  нескольких грифов утверждения и  согласования их располагают на одном  уровне вертикальными рядами, начиная  от нулевого и пятого положения табулятора. 

При наличии  в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся  к ним текст через один межстрочный  интервал. 

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие  листы. Номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа арабскими  цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. 
 

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ  ТАБЛИЦ 

Форма таблицы  применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные  тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и  др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем  на одной странице: на последующих  страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и  строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки  средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости  кодируются с ОКТЭИ.При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

 

Заключение 

Выполнение  единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление  и исполнение документов; организацию  оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности рабочих.  

Список  литературы

1. Штрейкер Н.Ю. Русский язык и культура речи , 2003 г.
2. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство, 2004 г.
3. Ларьков Н.С. Документоведение, 2006 г.
4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001
5. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие, 2001.
6. http://netnotes.narod.ru/help/t7.html
7. http://www.sekretariat.ru/document/

 
 

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

ГОУВПО «УДМУРТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»  ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

РЕКЛАМА И  СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 
 
 

Реферат

по дисциплине «Русский язык и культура речи»

на тему:

«Правила оформления документов» 
 
 

Студентка ИСК,

1 курс,гр.031600  В.А.Дубовцева 
 

Руководитель, А.В.Шквырина 

Старший преподаватель  
 

Ижевск 2011