Правила оформления управленческих документов

Правила оформления управленческих документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила  оформления документов управления, которые  установлены государственными нормативными актами:

1. (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” - М., 1999;
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
3. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” - М., 1991г.;

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1. более активное использование юридическую силу документов;
2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;
3. организацию быстрого поиска документов;
4. ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления  и оформления, а также место  расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы  документа;

06 - наименование  организации;

07 - справочные  данные об организации;

08 - наименование  вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный  номер документа;

11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения  доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения  документов;

16 - резолюция;

17 - заголовок  к тексту;

18 - отметка о  контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о  наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о  заверении копии;

26 - отметка об  исполнителе;

27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28 - отметка о  поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор  электронной копии документа.  

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

Особенно важным является правильное оформление таких  реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Расположение  основных реквизитов документа приведено  в ГОСТ Р 6.30-97, а также на рис 1.  

Реквизиты документов 

Реквизит “эмблема организации  

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом  расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит “наименование организации “ 

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование  организации пишется в строгом  соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

1. уставе предприятия или учредительном договоре;
2. свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п.

Реквизит “наименование  организации” располагается под  реквизитом “эмблема организации”.

Реквизит “индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “ 

Совокупность  перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

На бланках  для писем, факсов юридический адрес  проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем  углу под реквизитом “наименование  организации” или на нижнем поле документа.

Рис. 1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец  документа)

Реквизит “название вида документа “ 

Реквизит “название  вида документа” располагают в заголовочной части документа после реквизита  “наименование организации” и юридического адреса и печатают прописными буквами  от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и  проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем  указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ  ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.   

Реквизит “дата”

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1. дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
2. дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
3. дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

 

 

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах “резолюция”, “визы”, “гриф утверждения” и т. п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: 

число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства  документов дата проставляется при  завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита “название  вида документа” и печатается от границы  левого поля.  

Реквизит “индекс (№) документа.” 

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое  ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа  проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом  с реквизитом “дата”.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З… .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа  в письмах состоит из порядкового  номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 - номер  письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное  подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.   

Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа “ 

Место для этого  реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер  для ссылки берутся из инициативного  письма и оформляются следующим  образом:

На №15/01-03 от 08.06.95.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного  письма. Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа” размещается от границы левого поля под реквизитами “дата” и “индекс”.  

Реквизит “гриф ограничения доступа к документу “ 

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается  в правом верхнем углу документа  выше реквизитов “адресат” и “гриф  утверждения” и состоит из слова (грифа) “Конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ Экз. № 2

или

Конфиденциально  

Экз. № 1 

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы  “Секретно” и “Совершенно секретно”.   

Реквизит “адресат” 

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и  содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный  набор этого реквизита состоит  из следующих частей:

1. наименование фирмы в именительном падеже;
2. структурное подразделение в именительном падеже;
3. должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
4. почтовый адрес.

Например:

ОАО “Сталкер”

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А. В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может  быть несколько иного вида, например:

Директору

000 “Эра”

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

Слово “господину”  печатается в адресе сокращенно “г.”  или “г-ну”.